Hay una frase que se oye en muchas oficinas de servicio técnico: «eso lo lleva Fermín en la furgoneta». A veces es verdad. A veces Fermín lo gastó hace dos semanas y no lo dijo. Estas son las siete cosas que nadie te cuenta del stock de furgoneta, y que conviene saber antes de que el próximo aviso dependa de ellas.
1. La furgoneta es un almacén
No es una metáfora. Si en tu empresa hay seis técnicos con furgoneta, tienes siete almacenes: el de la nave y seis que se mueven. Cada uno tiene entradas, salidas y un valor en euros que alguien ha pagado. Mientras lo trates como «lo que lleva cada uno», no sabrás cuánto dinero hay encima de las ruedas ni qué falta.
2. No todo tiene que ir en la furgoneta
La tentación es cargar de todo «por si acaso». El resultado es una furgoneta que pesa más, piezas que caducan o se estropean con el calor y dinero parado que no rota. Lo que tiene que ir es una lista corta de piezas de alta rotación: las que tu histórico dice que se usan cada semana. Condensadores, filtros, racores, juntas, termostatos habituales, según tu especialidad. Lo raro se pide cuando hace falta.
Esa lista no se hace de memoria. Se saca de los partes de los últimos meses.
3. La reposición es semanal, y tiene día
El viernes por la tarde o el lunes a primera hora. Da igual cuál, pero siempre el mismo. El técnico repone lo que ha gastado según sus partes, no según lo que cree que ha gastado. Si no hay día fijo, la reposición se hace cuando falta algo, que es justo cuando ya ha causado una segunda visita. Y cada aviso que se queda esperando una pieza que podía haber ido en la furgoneta acaba en la lista de avisos pendientes de repuesto, con su llamada de cliente enfadado incluida.
4. El inventario es mensual, y es corto
Una vez al mes, un recuento rápido de lo que hay en cada furgoneta frente a lo que debería haber. Con una lista corta de piezas, son quince minutos. Las diferencias no son para abrir expedientes: son para descubrir dónde se escapa el material.
5. El material del parte sale de la furgoneta
Aquí está la clave de todo lo demás. Cada pieza que el técnico apunta en el parte debería descontarse del stock de su furgoneta en ese momento. Si el parte y el stock van por caminos distintos, ni el parte refleja lo que se usó ni el stock refleja lo que queda. Es lo que contamos sobre el material que sale de la furgoneta y nunca se factura: el racor que nadie roba y nadie cobra.
6. Cada pieza tiene un margen que se puede perder por el camino
Una pieza que sale de la furgoneta sin apuntarse no solo desaparece del stock: desaparece de la factura. Y una pieza que se queda meses parada en una estantería rodante también cuesta. Lo desarrollamos al hablar de el margen del repuesto, donde el stock parado es uno de los siete errores que se comen lo que ganas.
7. El técnico es responsable, no sospechoso
El control del stock de furgoneta fracasa cuando se plantea como vigilancia. El técnico que siente que se le fiscaliza deja de apuntar o apunta tarde. El que entiende que su furgoneta es su almacén, y que la reposición depende de lo que apunte, lo hace bien porque le interesa: llega con la pieza y cierra el aviso a la primera.
Funciona mejor decir «esta es tu furgoneta y tú decides qué necesitas reponer» que «vamos a revisar qué te falta».
Cómo encaja un programa
Todo lo anterior se puede hacer con una hoja de cálculo por técnico, si alguien tiene tiempo de cruzarla con los partes cada semana. Lo habitual es que no lo tenga. En PlanerSat cada furgoneta es un almacén más, el material que el técnico apunta en el parte sale de su stock y queda listo para facturar, y la oficina ve qué lleva cada técnico sin llamar a nadie.
El stock por almacén y por furgoneta forma parte del plan Profesional, 399 €/mes sin permanencia, junto a la planificación de rutas y la app móvil con firma y fotos: lo tienes detallado en las tarifas. Si prefieres verlo con los repuestos y las furgonetas de tu empresa, reserva una demo y lo montamos con tus datos. Para el caso concreto de línea blanca, la página de software para SAT de electrodomésticos lo cuenta con un ejemplo.