Si te pregunto cuánto ganas con cada bomba de desagüe que cambian tus técnicos, lo normal es que me digas el porcentaje que le sumas al precio del distribuidor. Un 30, un 40, depende de la pieza. Ese número no es tu margen. Es lo que te gustaría ganar.
Entre lo que pagas al proveedor y lo que cobras al cliente pasan cosas: alguien busca la referencia, alguien la pide, alguien la recoge, a veces llega la que no es, a veces se queda un año en la estantería. Cada una de esas cosas cuesta dinero, y casi ninguna aparece en la cuenta que haces de cabeza.
No hay estadísticas públicas fiables sobre márgenes de repuestos en servicios técnicos en España, así que no te voy a dar una cifra de mercado. Te voy a dar los errores que he visto repetirse. Si reconoces tres o más en tu empresa, el repuesto te está dejando menos de lo que crees.
Error 1: confundir margen sobre coste con margen sobre venta
Es el más frecuente y el más barato de arreglar. Compras una pieza a 30 euros y la vendes a 39. Le has sumado un 30 % sobre el coste. Pero de esos 39 euros que cobras, tu margen son 9, que es un 23 % de lo que facturas.
Si tu objetivo era ganar un 30 % sobre lo que vendes, esa pieza tendría que salir a unos 42,86 euros. La diferencia parece pequeña en una pieza. Multiplícala por todas las que cambian tus técnicos en un año y deja de parecerlo.
Decide cuál de los dos usas, escríbelo y que toda la oficina lo aplique igual. Mezclarlos es la forma más silenciosa de perder dinero.
Error 2: olvidar el coste de gestionar la pieza
Buscar la referencia en el despiece, llamar al distribuidor, hacer el pedido, recibirlo, comprobarlo, avisar al cliente y reprogramar la visita. Nada de eso es gratis: es tiempo de tu oficina, que tiene un coste por hora igual que el de tus técnicos.
La lógica es la misma que la del coste real de la hora de un técnico: lo que pagas no es lo que te cuesta. Si una pieza de 12 euros te lleva veinte minutos de oficina entre pedirla y colocarla, un margen del 30 % sobre esos 12 euros no cubre ni la llamada.
La solución no es cobrar la gestión como línea aparte, que al cliente le suena a recargo. Es fijar un importe mínimo de margen por pieza, además del porcentaje, para que las piezas baratas no trabajen gratis.
Error 3: una tarifa de repuestos que nadie actualiza
El distribuidor sube los precios y te manda la tarifa nueva. Tú la guardas en una carpeta. El precio de venta de tu catálogo sigue siendo el de hace dos años.
Pasa mucho en empresas donde el precio del repuesto se teclea a mano en cada factura: cada técnico o cada persona de oficina recuerda un número distinto. Lo que funciona es tener los repuestos como artículos con su precio de compra y de venta, y revisarlos cuando cambie la tarifa del proveedor. Una tarde al trimestre. No más.
Error 4: pedir mal a la primera
La pieza que llega y no sirve te cuesta tres veces: la devolución (con portes o sin reembolso), la segunda espera y una visita más al cliente, que además ya está molesto. Y si no la devuelves, se queda en la estantería.
Casi siempre empieza en un diagnóstico sin datos: no se apuntó el modelo exacto ni el número de serie, o se pidió por una foto borrosa. Un procedimiento claro para el aviso pendiente de repuesto empieza justo ahí: la referencia se comprueba contra la placa del equipo antes de hacer el pedido, no después.
Error 5: el repuesto en garantía que nadie reclama
Cuando la reparación la cubre la garantía del fabricante, la pieza no la paga el cliente. Pero la tiene que pagar alguien, y si tu empresa trabaja como servicio oficial de una marca, lo normal es que tengas que reclamarla tú en su portal.
Si esa pieza no queda apuntada en el parte con su referencia, marcada como reparación en garantía, a final de mes no hay manera de saber qué tienes que reclamar. Y lo que no reclamas, lo has regalado.
Error 6: la pieza que sale de la furgoneta y no llega a la factura
El técnico lleva un termostato en la caja, lo cambia, cierra el aviso con prisa y lo apunta «luego». Luego no llega. Lo contó con detalle un compañero en el artículo sobre el material que sale de la furgoneta y nunca se factura, y la conclusión sigue en pie: el material se apunta en el momento en que se usa o no se apunta.
Aquí no hay margen bajo. Hay margen cero, con coste de compra incluido.
Error 7: stock parado que nadie mira
Piezas compradas «por si acaso», referencias de modelos que ya casi no ves, devoluciones que no se hicieron a tiempo. Todo ese dinero está en tu almacén y en tus furgonetas, sin trabajar.
Una vez al año, antes de la temporada fuerte, mira qué piezas llevan más de doce meses sin moverse. Algunas se pueden devolver, otras vender con descuento y otras simplemente dejar de comprar.
Qué cambia cuando el repuesto vive en el parte
Todos estos errores tienen algo en común: la pieza se trata como algo que se apunta aparte, en otro papel o en otra cabeza. Cuando el repuesto es una línea más del parte de trabajo, con su artículo del catálogo y su precio de venta, las cuentas se vuelven sencillas: ves qué se ha cambiado, a qué precio y en qué aviso.
En PlanerSat, el técnico elige el repuesto del catálogo al cerrar el parte, el precio sale de tus tarifas y la factura se hace desde ese mismo parte con PlanerGes, sin volver a teclear la referencia. Si la reparación está en garantía, el parte lo registra igual y no lo cobra, así que sabes qué piezas te tiene que abonar la marca.
Por dónde empezar
Escoge los diez repuestos que más cambias y haz la cuenta completa de uno de ellos: compra, portes, tiempo de oficina, devoluciones. Si el margen real se parece al que creías, perfecto. Si no, ya sabes dónde mirar.
Para ver cómo encaja todo esto en el día a día de un SAT de línea blanca, repasa lo imprescindible de un programa para servicio técnico de electrodomésticos y la página de software para servicios técnicos de electrodomésticos, con el ejemplo de la lavadora que necesita dos visitas.