Empecé con un talonario de partes con copia amarilla y una libreta de espiral donde apuntaba los números de serie. La libreta acabó dentro del tambor de una lavadora, en Getafe, un martes. No la recuperé. El cliente tampoco me pagó la visita, pero esa es otra historia.
Cuando un compañero me pregunta qué programa necesita un servicio técnico de electrodomésticos, no le enseño un folleto. Le hago una lista. Sale de la furgoneta, no de una feria. Nueve cosas que tiene que hacer sí o sí, y una que conviene saber que no hará.
Lo que el programa tiene que resolver
1. La placa de características, entera
«Lavadora blanca de carga frontal» no es un dato. Es una descripción de medio país. Lo que sirve es lo que pone la placa: modelo, número de serie y, si puede ser, la foto de la placa misma, que el técnico hace en diez segundos.
Ese dato tiene que quedarse en la ficha del equipo del cliente, no en el parte de ese día. Porque la próxima vez que llame, la chica de la oficina lo tiene que ver en pantalla sin preguntarle a la señora que se agache detrás del frigorífico con una linterna. La señora no se agacha. Te lo digo yo.
2. Qué garantía hay, antes de salir
Aquí se pierde más dinero que en ningún otro sitio. Hay tres cosas distintas que el cliente llama igual, «garantía»: la garantía legal del aparato, que para bienes vendidos a consumidores desde el 1 de enero de 2022 es de tres años (RDL 7/2021); la garantía de tu propia reparación, que en aparatos de uso doméstico es de tres meses (RD 58/1988); y lo que cubra un contrato, si lo hay.
Una vez reparé gratis una lavadora de cuatro años y medio porque el cliente juraba que «estaba en garantía». Tenía el ticket. Del lavavajillas. Desde entonces, la decisión se toma al abrir el aviso, con la fecha de compra delante. Lo expliqué con calma en el artículo sobre cómo dejar de reparar gratis sin querer.
El programa tiene que guardar la fecha de compra y la de fin de garantía en el equipo, y el parte tiene que saber si esa reparación se cobra o no.
3. El presupuesto previo, en el mismo aviso
El RD 58/1988 dice que en reparaciones de aparatos domésticos hay que dar presupuesto previo por escrito, salvo que el cliente renuncie, y que la factura tiene que ajustarse a él. Todo lo que hay que saber de esto está en la guía sobre el presupuesto antes de reparar.
Lo que le pido al programa es sencillo: que la aceptación o la renuncia quede en el aviso, con la firma del cliente. No en un papel grapado que se cae en el portal.
4. El aviso pendiente de repuesto no se cierra
La mitad de mis avisos de lavadoras son dos visitas. En la primera diagnosticas, en la segunda cambias la bomba. Entre medias, la pieza viaja. Y el aviso, si no hay un estado claro, se duerme.
El programa tiene que dejarlo abierto y a la vista, marcado como pendiente de repuesto, hasta que se vuelva a visitar y se cierre. El procedimiento completo, paso a paso, está en avisos pendientes de repuesto. Yo solo añado una cosa: la lista de pendientes se mira cada mañana. Cada mañana. No los viernes.
5. La segunda visita, sobre el mismo aviso
Este es el que más me gusta. En aparatos domésticos el desplazamiento se cobra una sola vez (RD 58/1988). Si la segunda visita se abre como aviso nuevo, alguien, algún día, cobrará dos desplazamientos. Y el cliente llamará. Con razón.
Un ejemplo con tarifas inventadas, el mismo que usamos en la página de software para servicios técnicos de electrodomésticos: visita de diagnóstico, 35 euros; bomba de desagüe, 42; tres cuartos de hora de mano de obra a 36 euros la hora, 27. Base del aviso fuera de garantía: 104 euros. Si estuviera en garantía, el parte registra lo mismo y no cobra nada. Registra, ojo. Que lo que no se registra no ha pasado.
6. Repuestos, en el almacén y en la furgoneta
Los fabricantes tienen que mantener repuestos diez años desde que dejan de fabricar un modelo (RDL 7/2021). Eso está muy bien. No significa que los lleves tú en la furgoneta.
Lo que sí necesitas es saber qué piezas lleva cada técnico, cuáles están pedidas y a qué aviso pertenecen. Si no, la escobilla de motor que tenías «seguro» en la caja resulta que la gastó tu compañero el jueves.
7. Fotos y firma en el móvil
Tres fotos por aviso, como mínimo: la placa, la avería y la pieza cambiada. Y la firma del cliente en la pantalla al terminar, con su nombre. El día que alguien diga que no le cambiaste nada, la foto de la bomba vieja habla sola.
Nada de apps con veinte pantallas. Si el técnico tarda más en rellenar el parte que en cambiar el termostato, el parte no se rellena.
8. El historial del aparato
El frigorífico que visitas por tercera vez en un año te está diciendo algo. Pero solo lo oyes si ves las dos visitas anteriores. Qué se cambió, quién fue, qué se dijo al cliente. Con eso llegas con la pieza correcta y con la conversación preparada: «señora, esto ya no compensa repararlo».
9. La factura sale del parte
Si en la oficina vuelven a teclear el parte para facturarlo, has comprado un bolígrafo caro. En PlanerSat el parte cerrado se convierte en factura con PlanerGes, que es el programa de facturación de la misma suite y está preparado para VeriFactu. El mismo día. Sin reescribir los conceptos de la bomba.
Lo que no va a hacer
Una advertencia honrada, porque me la han preguntado en todas las demos a las que he ido: PlanerSat no se conecta hoy con los portales de servicio técnico de los fabricantes. Las liquidaciones de garantía con cada marca se siguen tramitando en su portal, como ahora. Tampoco hace diagnósticos automáticos. El diagnóstico lo sigues haciendo tú, con el polímetro. Como siempre.
Si ninguna de estas dos cosas te frena, lo demás de la lista sí lo resuelve.
La prueba de verdad
No te creas mi lista. Coge tres avisos de la semana pasada, uno en garantía, uno con repuesto pendiente y uno que acabó en dos visitas, y pide que te los monten delante en una demo de PlanerSat con tus propios avisos. Si el programa aguanta esos tres, aguanta tu servicio técnico. Y cuando quieras ver qué incluye cada plan, están todos en las tarifas, sin permanencia.