Una empresa de servicio técnico que fija el precio de su hora de mano de obra mirando lo que cobra la competencia está resolviendo el problema al revés. Primero hay que saber cuánto cuesta esa hora; después, cuánto margen se quiere; y solo al final, si el precio resultante es vendible en el mercado.
La dificultad está en que la hora que cuesta no es la hora que se paga. Un técnico cobra todas las horas de su jornada, pero solo una parte de ellas acaba en un parte como mano de obra facturable. El resto se va en desplazamientos, esperas, carga de material, formación y tareas de oficina. Ese hueco es el que se come el margen de muchos servicios técnicos pequeños sin que nadie lo vea.
Este artículo propone un cálculo en seis pasos. Todas las cifras del ejemplo son inventadas y están ahí solo para que se vea la mecánica; cada empresa debe sustituirlas por las suyas, empezando por las que le dé su asesoría laboral.
Paso 1. Coste anual de empresa del técnico
El punto de partida es lo que el técnico cuesta a la empresa en un año, que va bastante más allá del salario: salario bruto, pagas extraordinarias, cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa, pluses, dietas fijas y cualquier otro concepto recurrente. La asesoría laboral tiene esta cifra exacta por trabajador.
En el ejemplo, el coste anual de empresa de un técnico es de 38.000 €.
Paso 2. Horas pagadas al año
Son las horas de trabajo efectivo que marca el convenio aplicable, ya descontadas vacaciones y festivos. Es una cifra que cambia según el convenio, y conviene tomarla del propio texto o de la asesoría, no de memoria.
En el ejemplo, 1.760 horas al año.
Con estos dos datos sale el primer número, el que casi todo el mundo usa y que es engañoso:
| Concepto | Ejemplo |
|---|---|
| Coste anual de empresa | 38.000 € |
| Horas pagadas al año | 1.760 h |
| Coste por hora pagada | 21,59 € |
Si la empresa vende la hora a algo más de 21,59 €, cree que gana dinero. No lo gana, porque no factura 1.760 horas.
Paso 3. De horas pagadas a horas facturables
Este es el paso central. Hay que estimar, lo más honestamente posible, cuántas de esas horas pagadas no acaban en ningún parte como mano de obra. Las partidas habituales en un servicio técnico son estas:
| Horas no facturables al año | Ejemplo | Cómo estimarlas |
|---|---|---|
| Desplazamientos entre avisos | 220 h | Hueco entre el fin de un parte y el inicio del siguiente |
| Almacén, carga de furgoneta y oficina | 110 h | Unos minutos al día por técnico |
| Esperas y visitas sin trabajo (cliente ausente, acceso imposible) | 70 h | Avisos sin parte facturable |
| Formación | 40 h | Cursos y horas de aprendizaje |
| Ausencias retribuidas y bajas | 40 h | Histórico de la empresa |
| Total no facturable | 480 h |
Con esas cifras, el técnico del ejemplo factura 1.280 horas al año: el 72,7 % de las que cobra. Cada empresa tendrá su porcentaje; lo importante es calcularlo y no suponer que es el cien por cien.
La mejor fuente para esta estimación son los propios partes. Si cada parte registra la hora real de inicio y de fin de la intervención, sumar las horas de los partes de un año da directamente las horas facturables, y el resto sale por diferencia.
Paso 4. El desplazamiento, fuera de la hora
Aquí hay una decisión de método. Si la empresa cobra el desplazamiento aparte, con una tarifa que ya incluye el coste de la furgoneta y el tiempo al volante, esas horas de conducción se recuperan por esa vía. Cargarlas otra vez en el precio de la hora sería cobrarlas dos veces. Cómo se construye esa tarifa está explicado en cuánto cobrar por el desplazamiento de un técnico.
En ese caso, el coste de las horas de conducción se resta del coste anual antes de repartirlo:
| Concepto | Ejemplo |
|---|---|
| Coste anual de empresa | 38.000 € |
| Coste de las horas de conducción (220 h × 21,59 €) | −4.750 € |
| Coste a recuperar con la mano de obra | 33.250 € |
| Horas facturables | 1.280 h |
| Coste de mano de obra por hora facturable | 25,98 € |
Si la empresa no cobra el desplazamiento aparte, no se resta nada: el coste de mano de obra por hora facturable sería 38.000 / 1.280 = 29,69 €, y además habría que sumar la furgoneta en el paso siguiente.
Paso 5. Costes indirectos por hora
La hora del técnico tiene que pagar también lo que no se ve en el parte: la persona de oficina que recibe avisos y factura, el local, el software, las herramientas, los seguros, la asesoría, la telefonía. Se suman en un total anual y se reparten entre las horas facturables de todos los técnicos.
En el ejemplo, una empresa de cuatro técnicos con 45.000 € anuales de costes indirectos (sin contar las furgonetas, que van en el desplazamiento):
| Concepto | Ejemplo |
|---|---|
| Costes indirectos anuales | 45.000 € |
| Técnicos | 4 |
| Indirectos por técnico | 11.250 € |
| Horas facturables por técnico | 1.280 h |
| Indirectos por hora facturable | 8,79 € |
El coste completo de una hora facturable queda en 25,98 € + 8,79 € = 34,77 €. Es el suelo: por debajo de esa cifra, cada hora vendida pierde dinero.
Paso 6. El margen y el precio de venta
Sobre el coste completo se aplica el margen que la empresa quiera obtener. Es mejor distinguir dos formas de calcularlo, porque dan precios distintos:
| Método | Fórmula | Resultado con 20 % |
|---|---|---|
| Margen sobre el precio de venta | coste / (1 − 0,20) | 43,46 € |
| Recargo sobre el coste | coste × 1,20 | 41,72 € |
La primera garantiza que el 20 % de lo que se factura es margen; la segunda, no. Si el gerente piensa en «ganar un 20 % de lo que vendo», la fórmula correcta es la primera.
El resultado del ejemplo, 43,46 € por hora, puede parecer alto o bajo según la zona y el sector. Esa comparación con el mercado se hace ahora, al final, con el coste conocido. Si el mercado no paga ese precio, las palancas no están en bajar la tarifa sino en subir el porcentaje de horas facturables o en reducir indirectos.
Las palancas del porcentaje facturable
En el ejemplo, pasar del 72,7 % al 78 % de horas facturables (unas 93 horas más al año por técnico) baja el coste completo de la hora sin tocar un solo salario. Las palancas que más influyen son operativas:
| Palanca | Qué reduce |
|---|---|
| Agrupar avisos por zona al planificar el día | Desplazamientos entre avisos |
| Confirmar cita y acceso con el cliente antes de salir | Visitas sin trabajo |
| Diagnosticar bien y pedir la pieza correcta a la primera | Segundas visitas no facturables |
| Llevar en la furgoneta los repuestos más habituales | Viajes al almacén a mitad de jornada |
Ninguna de ellas es nueva. Lo que cambia cuando se mide es que el gerente puede ver, en horas y en euros, cuánto vale cada una.
Criterios para revisar el cálculo
El precio de la hora no se fija una vez. Hay cuatro momentos en los que es mejor rehacerlo:
- Cada año, con la revisión salarial del convenio y los datos reales de horas.
- Cuando cambia la plantilla, porque los indirectos se reparten entre más o menos técnicos.
- Cuando cambia el tipo de trabajo: más contratos de mantenimiento y menos averías suele significar rutas más ordenadas y menos horas perdidas.
- Cuando el porcentaje de horas facturables baja, que es la señal más temprana de que algo se está torciendo en la operativa.
Los errores más frecuentes
- Calcular sobre el salario y no sobre el coste de empresa.
- Dividir entre horas pagadas y no entre horas facturables.
- Cobrar el desplazamiento y además cargar el tiempo de conducción en la hora, o no hacer ninguna de las dos cosas.
- Olvidar los costes indirectos, sobre todo la oficina.
- Confundir margen sobre precio con recargo sobre coste.
De la hora calculada a la hora cobrada
Todo el cálculo descansa en un dato: las horas reales que cada técnico dedica a cada intervención. Con partes en papel, esas horas se apuntan de memoria y casi siempre redondeadas. En PlanerSat el técnico pulsa «Iniciar» al empezar y la hora de fin queda registrada al finalizar el parte, de modo que la empresa sabe cuántas horas productivas tiene realmente y cada parte lleva la mano de obra con la tarifa que se ha calculado.
Una tarifa bien calculada solo se nota en la cuenta de resultados si la factura sale pronto; el efecto de facturar al cerrar el parte está en facturar el mismo día: por qué cambia tu tesorería. Para servicios técnicos de maquinaria industrial y de hostelería, donde la mano de obra pesa mucho en cada aviso, la forma de trabajar está descrita en el software de servicio técnico para maquinaria.