Si alguien te pregunta cuánto cobras por salir con la furgoneta y tu respuesta es «más o menos lo que cobra la competencia», tienes un problema. No sabes lo que te cuesta. Y lo que no sabes, o lo regalas o lo cobras de más. Pierdes en los dos casos: el cliente que paga de más no vuelve y el que paga de menos te sale caro.
Tampoco hay una tarifa de mercado publicada que puedas tomar como referencia seria. Circulan cifras sueltas en webs de reparaciones y cada uno pone lo que se atreve. Así que deja de copiar y calcula la tuya. Son cinco pasos y una tarde con la calculadora.
Paso 1: lo que te cuesta tener la furgoneta en la calle
Suma todo lo que pagas en un año por el vehículo: cuota de renting o amortización, seguro, combustible, mantenimiento, neumáticos, ITV, aparcamientos y peajes.
Divide el total entre los días que la furgoneta sale a trabajar. Ese es su coste diario. Si tienes varias, haz la media; si una hace el doble de kilómetros porque cubre la zona rural, calcúlala aparte.
Paso 2: el tiempo que tu técnico pasa al volante
Este es el que casi todos olvidan. Mientras conduce, tu técnico cobra su sueldo y no produce nada que puedas facturar como mano de obra. Si en un día normal hace cinco avisos y pasa hora y media entre atascos y buscando sitio para aparcar, esa hora y media la estás pagando tú.
Mídelo unas semanas en lugar de estimarlo. Si tus técnicos cierran el parte en el móvil, tienes el dato casi hecho: el hueco entre el final de un parte y el inicio del siguiente es, en su mayor parte, carretera.
Paso 3: reparte el coste entre los avisos del día
Suma el coste diario del vehículo y el coste del tiempo de conducción (horas al volante por lo que te cuesta la hora del técnico). Divide entre el número medio de avisos diarios. Ese es tu coste por desplazamiento, antes de ganar un euro.
Un ejemplo inventado, solo para que se vea la cuenta: si la furgoneta te cuesta 40 € al día, el tiempo de conducción otros 45 € y haces cinco avisos, cada salida te cuesta 17 €. Si cobras menos, cada aviso empieza perdiendo dinero. Sobre ese coste pones tu margen, igual que harías con un repuesto.
Paso 4: elige cómo lo vas a cobrar
Tienes tres modelos y ninguno es perfecto:
- Tarifa plana. Un único importe para cualquier aviso. Es fácil de explicar y de facturar, pero es injusta en los extremos: el cliente de al lado paga de más y el que está a cuarenta minutos te sale a pérdida.
- Por zonas. Dos o tres anillos alrededor de tu base (casco urbano, área metropolitana, resto). Es un buen equilibrio para la mayoría de servicios técnicos pequeños y el cliente lo entiende a la primera.
- Por kilómetro. Es el más preciso sobre el papel y el que más discusiones genera, porque el cliente no ve tu cuentakilómetros. Resérvalo para desplazamientos largos fuera de zona.
Si dudas, empieza por zonas y revisa los importes cada año con los datos reales.
Paso 5: dilo antes, y cóbralo una sola vez
La tarifa se comunica al coger el aviso, no en la factura. Quien atiende el teléfono debe decir cuánto cuesta la salida antes de colgar. Si reparas aparatos de uso doméstico, el RD 58/1988 te obliga además a dar presupuesto por escrito salvo que el cliente renuncie, y lo sensato es que la salida figure en él; lo tienes explicado en las preguntas frecuentes sobre el presupuesto previo a la reparación.
La misma norma dice que el desplazamiento se cobra una sola vez. Si el técnico tiene que volver porque falta una pieza, esa segunda salida no se factura otra vez. Por eso te interesa que el diagnóstico se haga bien a la primera y que la pieza se pida ese mismo día.
Que la línea de desplazamiento no dependa de la memoria
Calcular bien la tarifa no sirve de nada si luego la línea no llega a la factura. Pasa más de lo que crees: el técnico pone las horas y el material y se olvida de la salida, o la oficina no sabe de qué zona era el cliente.
En PlanerSat el desplazamiento es una línea más del parte de trabajo, con su tarifa cargada: el técnico la añade al cerrar y el importe sale solo, sin que nadie tenga que recordarlo. Cuando el parte llega completo a la oficina, se puede facturar ese mismo día, y lo que eso supone para tu caja lo contamos en por qué facturar el mismo día cambia tu tesorería.
Cuando la empresa vive de avisos pequeños de fontanería, electricidad o gas, donde la salida pesa mucho en cada factura, compensa ver cómo encaja esta forma de trabajar en el software para empresas de instalaciones. Calcula la tarifa esta semana, cárgala una vez y deja que cada parte la aplique por ti.