Hay una pregunta que conviene que te hagas antes de mirar cualquier otra cifra de tu empresa: ¿cuántos días pasan, de media, entre que tu técnico termina un trabajo y tú emites la factura?
Si no lo sabes, no estás solo. Casi ningún servicio técnico pequeño lo mide. Pero ese número decide cuánto dinero tienes en el banco a final de mes, y probablemente más que el precio de tu hora.
El problema: el cobro empieza cuando llega el parte
Tu cliente no te paga cuando terminas el trabajo. Te paga cuando recibe la factura, y a veces bastante después. Y la factura no sale cuando terminas el trabajo: sale cuando el parte llega a la oficina, alguien lo pasa a limpio y lo factura.
Si el parte viaja en la furgoneta hasta el viernes, espera en una bandeja hasta el martes y se factura el día que la oficina tiene un hueco, cada uno de esos días se suma al plazo de cobro. Tu plazo real no es el que pactaste con el cliente. Es ese más el que tardas en facturar.
Un ejemplo con números
Los números que siguen son inventados, pero no están elegidos para asustar. Haz la cuenta con los tuyos.
Imagina un servicio técnico con cuatro técnicos que cierran entre todos unos 20 partes al día, con un importe medio de 120 € por parte. Eso son 2.400 € de trabajo hecho cada día laborable.
Supón ahora que, entre que el técnico cierra el parte y la oficina factura, pasan de media 10 días laborables. En cualquier momento del año hay unos 10 días de trabajo hecho y sin facturar: 24.000 €. No es dinero perdido, pero es dinero que no está en tu cuenta. Es trabajo que ya has pagado, en nóminas, gasoil y material, y que todavía no has empezado a cobrar.
Si pasas a facturar el mismo día, esos 24.000 € no desaparecen de la noche a la mañana: se adelantan. Cada factura sale diez días antes, cada cobro llega diez días antes y, durante el cambio, entra en caja una vez ese dinero que antes estaba parado. Para una empresa de cuatro técnicos, es la diferencia entre llegar a la nómina con holgura o con el descubierto abierto.
Por qué los partes llegan tarde
No es porque tu oficina sea lenta. Las causas se repiten en casi todos los servicios técnicos:
- El parte en papel. Llega cuando el técnico pasa por la oficina.
- El parte incompleto. Falta el material, o las horas, o la firma, y hay que llamar al técnico para completarlo.
- El doble tecleo. Alguien tiene que copiar el parte en el programa de facturación, y lo hace cuando puede.
- Las dudas. ¿Esto estaba en garantía? ¿Entraba en el contrato? Si no se resolvió al abrir el aviso, se resuelve al facturar, y se aplaza.
Fíjate en que ninguna de estas causas es la factura en sí. Emitir una factura cuesta un minuto. Lo que tarda es todo lo anterior.
Qué hace falta para facturar el mismo día
Tres condiciones, y las tres dependen de ti más que del software.
Un parte completo y firmado. Con horas, desplazamiento, material y firma del cliente. Si el parte llega incompleto, no hay forma de facturarlo sin llamar a nadie. En el artículo sobre lo que debe recoger un parte de trabajo en el móvil están los campos que no pueden faltar. El que más se escapa es el material, y lo contamos en el material que sale de la furgoneta y nunca se factura.
Tus tarifas cargadas. Precio del desplazamiento, de la hora y de cada artículo. Si el técnico elige el material de un catálogo con precio, la factura se calcula sola. Si escribe «varios», alguien tiene que ponerle precio.
Una oficina que cierra cada día. El técnico termina el parte, pero la factura la decide la oficina. En la guía de los estados de un aviso explicamos la diferencia entre un parte finalizado por el técnico y uno cerrado por la oficina. Tu objetivo es que ningún parte finalizado duerma más de un día sin cerrarse.
Lo que se revisa antes de facturar
Facturar el mismo día no es facturar sin mirar. Pide a tu oficina que, antes de emitir cada factura, compruebe cuatro cosas:
- Que las horas son razonables para el trabajo descrito.
- Que hay material si el trabajo lo requería.
- Que el equipo no está en garantía ni cubierto por un contrato.
- Que el resultado es «terminado». Un parte pendiente de material no se factura como si estuviera resuelto.
Son dos minutos por parte. Hechos el mismo día, el técnico todavía recuerda la visita si hay que preguntarle algo.
El efecto en tu cliente
Hay un efecto que no sale en la tesorería, pero la mejora. Un cliente que recibe la factura al día siguiente de la reparación recuerda perfectamente al técnico, la avería y lo contento que se quedó cuando volvió a funcionar la caldera. El mismo cliente, tres semanas después, mira la factura con otros ojos. Pregunta por la hora de más. Discute el desplazamiento. Tarda en pagar.
Facturar pronto no solo adelanta el cobro. Reduce las discusiones sobre lo que se cobra.
Cómo se hace con PlanerSat
Con PlanerSat el técnico cierra el parte en el móvil con horas, material, fotos y la firma del cliente, y el parte llega a la oficina en ese momento. La factura sale del propio parte con PlanerGes, con tus tarifas de desplazamiento, mano de obra y artículos, sin teclear nada dos veces. En la página de software para empresas de climatización hay un ejemplo de aviso de avería en un split: base del parte de 117,50 € y, en la fila del tiempo entre el cierre del parte y la factura, «el mismo día».
Compruébalo con tus propios partes
La mejor forma de saber cuánto dinero tienes parado es verlo con tus datos. En una demo de PlanerSat te enseñamos, con tus propios avisos, cómo un parte cerrado en el móvil se convierte en factura ese mismo día. Si trabajas en instalaciones de fontanería, electricidad o gas, la página de software para instaladores recorre el circuito completo, y en tarifas tienes los planes, todos sin permanencia.