Un parte de trabajo tiene tres lectores. La oficina lo necesita para facturar sin llamar al técnico. El cliente lo necesita para entender qué ha pagado. Y el técnico que vuelva a ese equipo dentro de seis meses lo necesita para saber qué se encontró su compañero. Si el parte falla a cualquiera de los tres, no está terminado.
Pasar el parte del talonario al móvil no lo arregla solo. Un formulario mal pensado en una pantalla es igual de inútil que en papel, con la diferencia de que además se escribe con el pulgar. Esta guía repasa, en el orden en que el técnico los rellena, los campos que no pueden faltar. En el artículo sobre qué es un SAT y dónde pierde dinero explicamos por qué el parte es la pieza central del circuito; aquí vamos al detalle.
Antes de salir: lo que el parte ya tiene que traer
El técnico no debería teclear nada que la oficina ya sepa. Cuando abre el parte en el móvil, tienen que estar cargados:
- [ ] Cliente, con su teléfono.
- [ ] Dirección del servicio, que no siempre es la de facturación.
- [ ] Equipo afectado, si es un equipo que ya conocéis.
- [ ] Qué ha pedido el cliente, con sus palabras.
- [ ] Fecha y hora prevista.
Si alguno de estos datos falta, el fallo está en la recepción del aviso, no en el parte. Corregirlo ahí ahorra una llamada desde la puerta del cliente.
Los campos, paso a paso
Paso 1. La hora de inicio la marca la app
Al llegar, el técnico pulsa un botón y la hora queda registrada. No la escribe él, y mucho menos al final del día. Las horas apuntadas de memoria tienden a redondearse, casi siempre a la baja, y una hora que no está en el parte es una hora que no se factura.
Paso 2. El trabajo realizado, en frases que entienda el cliente
«Revisado» no es un trabajo realizado. «Sustituido el latiguillo de la cisterna y comprobada la estanqueidad» sí lo es. Una regla útil para formar al equipo: si el cliente lo lee sin el técnico delante, tiene que saber qué se le ha hecho.
Paso 3. El resultado, en una de tres opciones
Obliga a elegir, no a escribir:
- Terminado. El problema está resuelto.
- Con deficiencias. Se ha hecho el trabajo, pero queda algo que el cliente debe saber (una instalación antigua, una pieza que conviene cambiar pronto).
- Pendiente de material. Hay que volver. Este resultado es el que evita que el aviso se dé por cerrado cuando no lo está.
Paso 4. El material, línea a línea
Cada pieza es una línea con dos datos: el artículo, elegido del catálogo de la empresa, y la cantidad. Nada de «varios» ni de «material de fontanería». Elegir el artículo de una lista, en lugar de escribirlo, tiene dos ventajas: la oficina sabe a qué precio facturarlo y nadie tiene que interpretar abreviaturas.
El momento importa tanto como el formato. El material se apunta cuando se usa, no al recoger la furgoneta.
Paso 5. Las fotos
Dos como mínimo: cómo estaba y cómo queda. Si hay una pieza rota, una tercera de la pieza. Las fotos resuelven discusiones que ningún texto resuelve y le dicen al siguiente técnico dónde está cada cosa.
Paso 6. La hora de fin
Igual que la de inicio: la marca la app al finalizar. Con las dos horas registradas, la mano de obra sale sola.
Paso 7. La firma y el nombre de quien firma
La firma en la pantalla vale poco si no se sabe de quién es. Pide siempre el nombre de la persona que firma, porque en una comunidad de vecinos o en una empresa rara vez es el titular del contrato. Con nombre y firma, el cliente reconoce el trabajo y el parte queda cerrado por las dos partes.
Un ejemplo: la fuga en un baño
Así queda un parte bien hecho de una avería corriente, con tarifas inventadas para el ejemplo:
| Concepto | Cantidad | Precio | Importe |
|---|---|---|---|
| Desplazamiento | 1 | 25,00 € | 25,00 € |
| Mano de obra | 2 h | 34,00 €/h | 68,00 € |
| Tubería multicapa | 3 m | 4,20 €/m | 12,60 € |
| Racores y accesorios | 4 | 3,10 € | 12,40 € |
Base del parte: 118,00 €. Las dos últimas líneas suman 25,00 € y son justo las que se olvidan cuando el material se escribe al final del día. El resto del parte recoge la descripción («fuga en la unión bajo el lavabo; sustituido tramo de tubería y racores; comprobada estanqueidad»), el resultado «terminado», dos fotos y la firma de la clienta con su nombre.
Después de cerrar: la revisión de la oficina
Un parte cerrado en el móvil llega a la oficina al momento, pero es mejor que alguien lo mire antes de facturar. Checklist de dos minutos:
- [ ] ¿Las horas de inicio y fin son razonables para el trabajo descrito?
- [ ] ¿Hay material en el parte si el trabajo lo requería?
- [ ] ¿El resultado es coherente? Un «pendiente de material» no se factura como terminado.
- [ ] ¿Está la firma con el nombre de quien firma?
- [ ] ¿El trabajo está en garantía o dentro de un contrato?
Si todo cuadra, se factura ese día. Si algo falla, se llama al técnico mientras aún recuerda la visita.
Tres errores que invalidan un parte
- Rellenarlo en la furgoneta, al final. Es la vuelta al papel con otra pantalla.
- Campos libres para todo. Si el resultado y el material se escriben a mano, cada técnico los escribe a su manera y la oficina vuelve a interpretar.
- Formularios de veinte campos. Lo que no sirve a ninguno de los tres lectores sobra. Un técnico que tarda diez minutos en cerrar un parte acabará dejándolo para luego.
Cómo lo resuelve PlanerSat
La app de PlanerSat para el técnico abre con dos pestañas, Hoy y Pendientes, con sus partes ordenados por hora. Dentro de cada parte, el botón «Iniciar» marca la hora de llegada; el material se añade como líneas con el artículo del catálogo y su cantidad; las fotos se hacen desde la propia app, y al finalizar el cliente firma en la pantalla y se anota su nombre. La app con firma y fotos forma parte del plan Profesional.
Siguiente paso
En la página de software para instaladores, pensada para electricidad, fontanería y gas, verás cómo ese parte llega a la oficina y se convierte en factura sin volver a teclearlo. Y en el blog seguimos con cada pieza del servicio técnico, una por una.