Mayo es, para las empresas de climatización, el último mes tranquilo del año. En unas semanas el teléfono empezará a sonar con averías de equipos que llevan ocho meses parados, y la capacidad de respuesta de cada empresa dependerá en buena parte de cómo tenga organizados sus avisos, sus contratos y sus técnicos. Es también el momento en que muchos gerentes se plantean, un año más, cambiar de programa de gestión. Y el momento en que menos tiempo tienen para hacerlo bien.
Este artículo recoge los criterios que conviene mirar al elegir un software para una empresa instaladora y mantenedora de climatización y calefacción, y las preguntas que merece la pena llevar escritas a la demo.
Un sector de empresas pequeñas con una temporada que no perdona
Las cifras ayudan a entender el perfil. Según la base de datos de eInforma, el epígrafe CNAE 43.22 (fontanería e instalación de sistemas de calefacción y aire acondicionado) reunía 32.406 empresas en el ejercicio 2024, con una facturación media de 991.165 euros. El dato cuenta sobre todo sociedades, así que deja fuera a buena parte de los autónomos del oficio. La confederación de instaladores CONAIF declara por su parte más de 21.500 empresas adheridas y más de 175.000 empleos.
El directorio central de empresas del INE completa el cuadro: a 1 de enero de 2025, el 54,4 % de las empresas españolas no tenía asalariados y otro 27,2 % tenía uno o dos. En climatización, como en el resto de servicios técnicos, lo habitual es la micropyme: unos pocos técnicos y una o dos personas en la oficina que reciben avisos, planifican y facturan a la vez.
La digitalización del sector ha sido lenta. Una encuesta de la asociación de instaladores eléctricos de Madrid, APIEM, recogida por la revista CdeComunicación en abril de 2021, indicaba que solo el 21,8 % de sus empresas había aprovechado la pandemia para empezar a digitalizarse; en la misma pieza, AMASCAL y Telematel apuntaban que las pymes instaladoras con titulares de más de 48 años apostaban poco por lo digital. Son datos antiguos y de gremios cercanos, pero describe bien un punto de partida que muchas empresas de climatización reconocen: partes en papel, avisos por WhatsApp y una hoja de cálculo para los contratos.
Ocho criterios para elegir
1. Avisos con prioridad para la ola de calor
El primer día de calor intenso es la prueba de fuego de cualquier sistema. El programa tiene que permitir registrar cada aviso con su cliente, el equipo afectado y su urgencia, y ver de un vistazo qué avisos siguen abiertos y qué técnico está libre. Una lista única, ordenable por prioridad y por antigüedad, vale más en julio que cualquier panel de indicadores.
2. Preventivos que se generan solos
Las revisiones de contrato son el ingreso estable de una empresa de climatización y, al mismo tiempo, lo primero que se retrasa cuando aprieta la demanda. El programa debería generar cada revisión en la fecha pactada en el contrato, sin que nadie tenga que acordarse. Cómo organizar esas revisiones en las semanas previas a la temporada se explica en cómo tener los preventivos hechos antes de que llegue el calor.
3. Ficha del equipo con sus datos técnicos
Marca, modelo, número de serie, fecha de instalación, fin de garantía, gas refrigerante, potencia y observaciones. Y, sobre todo, el historial de intervenciones anteriores. Sin esa ficha, el técnico que va por primera vez a un equipo empieza de cero. La lista completa de datos que interesa guardar está en el historial del equipo: lo que el siguiente técnico necesita saber.
4. El RITE, presente en el día a día
El Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios (RD 1027/2007, modificado por el RD 178/2021) exige que las instalaciones de 5 a 70 kW las mantenga una empresa mantenedora habilitada, que por encima de 70 kW haya además contrato de mantenimiento, que se lleve un registro de las operaciones conservado al menos cinco años y que se emita un certificado anual de mantenimiento. El detalle por potencias está en la guía del RITE para empresas de climatización.
Un programa de gestión no cumple el RITE por la empresa, pero sí puede facilitarlo: un historial ordenado de partes por instalación hace mucho más sencillo preparar ese registro y el certificado. La obligación de emitirlos sigue siendo de la mantenedora.
5. El técnico de cada intervención, identificado
Con los equipos que usan gases fluorados, la normativa exige que las intervenciones las haga personal certificado dentro de una empresa habilitada. Que cada parte registre qué técnico intervino es lo mínimo que se le puede pedir al programa. Los registros oficiales que exija esa normativa son otra cosa, y es mejor no confundirlos.
6. Parte en el móvil con firma y fotos
El técnico cierra el parte en el móvil con las horas, el material usado, las fotos y la firma del cliente. Es lo que evita el retecleo en la oficina y las discusiones posteriores sobre qué se hizo.
7. La factura sale del parte
En la página de software para empresas de climatización de PlanerSat se muestra un ejemplo con tarifas inventadas: un aviso de avería en un split con desplazamiento (30 euros), hora y media de mano de obra (57 euros), un condensador de arranque (18,50 euros) y limpieza de filtros (12 euros). Base del parte: 117,50 euros, facturada el mismo día del cierre. Si el equipo está en garantía o cubierto por contrato, el parte lo indica para no cobrarlo. En PlanerSat esa factura sale del parte con PlanerGes, el programa de facturación de la misma suite, preparado para VeriFactu.
8. Precio y condiciones que aguanten el verano
Las empresas de climatización refuerzan plantilla en temporada alta. Con un precio por usuario, cada técnico temporal que entra en junio encarece la cuota; es una de las objeciones que más repiten las pymes al valorar un cambio de programa. Vale la pena preguntar cómo cambia el precio si en julio hay dos técnicos más, si hay permanencia y si la implantación se cobra aparte.
Cómo elegir con el calendario en contra
Cambiar de programa en mayo tiene un riesgo evidente: que la implantación se cruce con la temporada alta. Las empresas que lo hacen bien suelen seguir un orden parecido.
Primero, deciden qué entra antes del verano y qué puede esperar. Los avisos y los partes en el móvil son lo urgente, porque son lo que más se usa en julio. Los contratos pueden cargarse a la vez si ya están en una hoja de cálculo ordenada; el histórico completo de equipos puede completarse en otoño.
Segundo, prueban con un técnico durante dos o tres semanas antes de extenderlo al resto. Un técnico que ha cerrado quince partes en el móvil convence a sus compañeros más que cualquier manual.
Tercero, fijan una fecha límite. Si a mediados de junio el programa no está funcionando con avisos reales, lo prudente es pasar la temporada con lo que había y retomar el cambio en septiembre, con la campaña de calefacción por delante y más calma en la oficina.
Lo que un programa de gestión no debería prometer
Es tan importante saber lo que hace un programa como lo que no hace. Un software de gestión de servicio técnico no está pensado para calcular cargas térmicas ni para dimensionar instalaciones; para eso hay herramientas específicas. Tampoco sustituye los registros oficiales que exija la normativa de gases fluorados ni emite certificados de instalación firmados por un organismo.
PlanerSat, en concreto, lo dice en su propia página de climatización: puede guardar los datos técnicos del equipo que la empresa quiera, pero la obligación legal sigue siendo de quien firma.
Ocho preguntas para la demo
Llevarlas escritas ahorra una segunda demo:
- ¿Puedo ver un aviso urgente entrando, asignándose y cerrándose, con mis datos y no con los del ejemplo?
- ¿Cómo se generan las revisiones de un contrato y qué pasa si una se retrasa?
- ¿Qué datos del equipo puedo guardar en su ficha y cómo los ve el técnico en el móvil?
- ¿Cómo se sabe en el parte si una reparación está en garantía o cubierta por contrato?
- ¿Queda registrado qué técnico hizo cada intervención?
- ¿Cuánto tarda un parte cerrado en convertirse en factura, y en qué programa?
- ¿Cuánto cuesta añadir dos técnicos en temporada alta? ¿Hay permanencia?
- Si me voy dentro de dos años, ¿cómo me llevo mis datos?
Si ya se está comparando entre programas verticales españoles, la comparativa entre Fixner y PlanerSat aplica estos mismos criterios a dos productos concretos.
Antes de que suene el teléfono
Queda poco margen para cambiar de programa antes de la temporada, pero sí el suficiente para verlo funcionar. En una demo de PlanerSat se pueden cargar tus propios avisos, un contrato y un equipo real, y responder allí mismo a las ocho preguntas. Lo que incluye cada plan, y qué plan cubre contratos y equipos instalados, está en las tarifas.