Un preventivo de aire acondicionado hecho en mayo es una visita tranquila. El mismo preventivo en julio es una visita que compite con cinco urgencias, un cliente que ya tiene calor y un técnico que llega tarde a todo. La diferencia no está en la revisión: está en cuándo se planifica.
Esta guía es un calendario de trabajo para las seis semanas que van de finales de abril a principios de junio. Está pensada para una empresa pequeña de climatización con contratos de mantenimiento, donde la misma persona de oficina recibe avisos, planifica y factura. Si esa persona eres tú, imprímela.
Antes de empezar: qué tener a mano
Comprueba estas cuatro cosas antes del paso 1. Si falta alguna, resuélvela primero.
- La lista completa de contratos de mantenimiento en vigor, con qué equipos incluye cada uno.
- La dirección exacta de cada equipo y una persona de contacto con teléfono.
- Cuántas revisiones anuales incluye cada contrato y cuándo se hizo la última.
- El número de técnicos disponibles en mayo, descontando vacaciones y bajas previstas.
Si todavía no tienes claro qué debe incluir un contrato ni cómo ponerle precio, lee primero por qué el contrato de mantenimiento es el ingreso que llega aunque no suene el teléfono. Esta guía da por hecho que los contratos ya existen.
Paso 1. Saca la lista de revisiones por fecha (semana 1)
Ordena todas las revisiones pendientes antes del verano por la fecha en que tocan. No por cliente ni por importe: por fecha.
Marca en esa lista tres grupos:
- Las que ya están vencidas o vencen antes del 15 de mayo.
- Las que vencen entre el 15 de mayo y el 15 de junio.
- Las que el contrato permite mover sin incumplir nada.
El primer grupo se planifica ya. El segundo, en el paso 3. El tercero es tu colchón.
Paso 2. Separa lo que te exige la norma de lo que pactaste (semana 1)
No todas las revisiones pesan igual. En instalaciones térmicas, el RITE (RD 1027/2007, modificado por el RD 178/2021) exige que el mantenimiento de las instalaciones de 5 a 70 kW lo haga una empresa mantenedora habilitada y que por encima de 70 kW haya además contrato de mantenimiento. También obliga a llevar un registro de las operaciones, que se conserva al menos cinco años, y a emitir un certificado anual de mantenimiento. Los detalles por potencia están en la guía del RITE para empresas de climatización.
Qué hacer con esto:
- Marca las revisiones de instalaciones de más de 70 kW. Van primero, porque detrás hay una obligación legal del titular y un contrato tuyo.
- Las periodicidades concretas de cada operación las fija el programa de mantenimiento de la instalación (la IT 3 del RITE). Tómalas de ahí, no de memoria.
- Lo que sea solo limpieza de filtros de un split doméstico con contrato se puede ajustar mejor a la agenda del cliente.
Paso 3. Agrupa por zona (semana 2)
Coge los grupos 1 y 2 y ordénalos por barrio o por pueblo. Una revisión suelta al otro lado de la ciudad cuesta casi lo mismo en desplazamiento que tres juntas.
Reglas prácticas:
- Un técnico, una zona, un día. Evita cruzar la ciudad dos veces.
- Si un cliente tiene varios equipos en la misma dirección, se revisan en la misma visita.
- Deja las comunidades y los locales comerciales para las mañanas, cuando suele haber alguien que abra.
Paso 4. Confirma con cada cliente (semanas 2 y 3)
Una revisión planificada y no confirmada es una visita en blanco. Llama o escribe a cada cliente con una propuesta cerrada: día y franja. No preguntes «¿cuándo le viene bien?», porque la respuesta es «cuando sea, pero no esta semana».
Guion corto que funciona:
- «Le llamo para la revisión de mantenimiento de su contrato.»
- «Tenemos al técnico por su zona el martes 12 por la mañana.»
- «¿Le va bien o prefiere el jueves 14?»
Apunta la confirmación en la revisión. Si el cliente no contesta tras dos intentos, pásalo a la semana siguiente y vuelve a probar.
Paso 5. Reserva huecos para urgencias (semana 3)
Aunque estés en mayo, algún día hará calor antes de tiempo. Si la semana está llena de preventivos al cien por cien, la primera avería la rompe entera.
Deja cada día un hueco sin asignar por técnico, o un técnico entero libre un día a la semana. Cómo repartir huecos fijos y huecos de reserva se explica paso a paso en cómo planificar la semana de los técnicos sin pizarra.
Paso 6. Prepara el material por ruta (la víspera)
Antes de cada ruta, revisa qué equipos se van a ver y qué material hará falta: filtros, productos de limpieza, piezas que ya se sabía que había que cambiar. El técnico que vuelve al almacén a media mañana ha perdido la mañana.
Paso 7. Cierra cada revisión el mismo día (semanas 3 a 6)
Cada revisión termina con su parte de trabajo cerrado en el momento: qué se ha revisado, qué se ha encontrado, qué material se ha usado, fotos si hay algo que enseñar y la firma del cliente. Lo que no se cierra el mismo día se queda en la furgoneta hasta julio.
En PlanerSat los contratos generan sus revisiones en las fechas pactadas y cada equipo instalado guarda su próxima revisión, que se recalcula sola al cerrar el parte que lo revisa. Así la lista del paso 1 del año que viene ya está hecha.
Paso 8. Decide qué hacer con lo que no dé tiempo (semana 6)
Siempre queda algo. Lo que no se puede hacer es dejarlo sin fecha.
- Si es una instalación con obligación legal, busca hueco aunque sea en sábado.
- Si es un preventivo doméstico, llama al cliente, explícale que se hará en septiembre y apúntalo ya con fecha.
- Si el contrato promete la visita antes del verano, dilo claro y ofrece una solución. El cliente acepta un retraso explicado; no acepta el silencio.
Después de la temporada: tres preguntas
Cuando pase el pico, siéntate media hora con estas preguntas:
- ¿Cuántas revisiones se hicieron antes del 15 de junio y cuántas después?
- ¿Qué zonas o qué clientes dieron más problemas para confirmar?
- ¿Las urgencias se comieron preventivos? ¿Cuántos?
Con las respuestas, el calendario del año que viene empieza una semana antes donde haga falta.
Cómo se ve este calendario con avisos, revisiones de contrato y equipos con historial en un mismo sitio lo cuenta, con el ejemplo de un split, la página de software para empresas de climatización. Y para el siguiente paso, cómo encajar urgencias y preventivos en la misma semana, vuelve a la planificación semanal de técnicos.