El Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios (RITE) es la norma que más condiciona el trabajo diario de una empresa de climatización y calefacción, y también una de las que peor se conocen en su letra. Este análisis se centra en una sola pregunta, la que más consecuencias comerciales tiene: quién puede mantener una instalación térmica y en qué casos hace falta, además, un contrato de mantenimiento.
La respuesta está en el artículo 26. Lo que sigue lo traduce a tablas y criterios de trabajo.
El marco normativo en una tabla
El RITE vigente es el aprobado por el RD 1027/2007, modificado de forma relevante por el RD 178/2021, en vigor desde el 1 de julio de 2021. El texto consolidado está en el BOE (BOE-A-2007-15820) y el Ministerio para la Transición Ecológica publicó una nota aclaratoria sobre la modificación de 2021 que conviene tener a mano.
| Pieza | Qué regula | Relevancia para una mantenedora |
|---|---|---|
| Artículo 26 | Quién mantiene la instalación y cuándo hace falta contrato | Define el tramo de cada cliente |
| Artículo 27 | Registro de las operaciones de mantenimiento, conservado al menos 5 años | Documentación de cada intervención |
| Artículo 28 | Certificado anual de mantenimiento | Documento que se entrega cada año |
| Instrucción técnica IT 3 | Programas de mantenimiento | Qué se revisa y con qué periodicidad |
| Instrucción técnica IT 4 | Inspecciones | Control externo de la instalación |
El registro de operaciones y el certificado anual merecen un análisis propio y quedan fuera de este artículo. Aquí interesan porque su existencia depende de lo que decide el artículo 26: si una instalación entra en un tramo, arrastra sus obligaciones documentales.
Artículo 26: tres umbrales
El artículo organiza las obligaciones en función de la potencia térmica de la instalación. Los umbrales relevantes son tres.
| Potencia de la instalación | Quién la mantiene | Contrato de mantenimiento | Director de mantenimiento |
|---|---|---|---|
| De 5 a 70 kW | Empresa mantenedora habilitada | No lo exige el artículo | No |
| Más de 70 kW | Empresa mantenedora habilitada | Sí | No, salvo el tramo siguiente |
| Desde 5.000 kW de calor o 1.000 kW de frío | Empresa mantenedora habilitada | Sí | Sí |
Tres lecturas se desprenden de la tabla.
Primera. Desde 5 kW, el mantenimiento no lo puede hacer cualquiera: tiene que hacerlo una empresa mantenedora habilitada. Según su potencia, esto puede alcanzar ya a instalaciones de vivienda y de pequeño comercio. La habilitación de la empresa es, por tanto, un requisito comercial, no solo administrativo: sin ella, la empresa queda fuera de buena parte del mercado.
Segunda. El contrato de mantenimiento es obligatorio por encima de 70 kW. Por debajo es una decisión comercial. En la práctica, es en el tramo de 5 a 70 kW donde más clientes pueden ser mantenidos sin contrato escrito, y también donde más revisiones se pierden.
Tercera. Las grandes instalaciones, a partir de 5.000 kW de calor o 1.000 kW de frío, añaden la figura del director de mantenimiento. Es un tramo minoritario para una pyme de servicio técnico, pero vale la pena identificarlo cuando aparece.
La tabla recoge los tramos que parten de 5 kW. Para cualquier caso que quede fuera de ellos, la referencia es el texto consolidado del reglamento.
El dato que decide el tramo: la potencia
Todo el análisis anterior descansa en un número: la potencia de la instalación. Es, sin embargo, un dato que muchas empresas no tienen registrado de forma sistemática. Se consulta en la placa cuando hace falta y se olvida después.
Dos recomendaciones de método:
- Registrar la potencia en la ficha de cada equipo e instalación, junto a la marca, el modelo y el número de serie. Una vez guardado, el tramo deja de ser una pregunta en cada visita.
- Comprobar cómo se computa la potencia de una instalación con varios equipos en el texto del reglamento y en la nota aclaratoria del ministerio antes de encajarla en un tramo. Es uno de los puntos donde más dudas surgen, y un error de cómputo cambia las obligaciones del cliente y de la mantenedora.
Criterios por tipo de cliente
El tramo no se decide por el tipo de cliente, sino por la potencia. Aun así, cada perfil suele plantear preguntas distintas. La tabla siguiente no asigna tramos por perfil: ordena lo que es mejor comprobar en cada caso.
| Perfil de cliente | Pregunta clave | Documento que merece la pena tener |
|---|---|---|
| Vivienda con caldera, split o bomba de calor | ¿Supera la instalación los 5 kW? | Ficha del equipo con potencia y placa fotografiada |
| Comercio u oficina | ¿Hay varios equipos que sumen una instalación mayor? | Inventario de equipos por ubicación |
| Comunidad o edificio con instalación centralizada | ¿Supera los 70 kW? | Contrato de mantenimiento escrito |
| Gran edificio o industria | ¿Alcanza 5.000 kW de calor o 1.000 kW de frío? | Contrato y designación de director de mantenimiento |
El valor de la tabla está en la columna central. Si la pregunta clave no tiene respuesta registrada, la empresa está trabajando sin saber qué obligaciones tiene ese cliente.
Qué documentar en el contrato de mantenimiento
Cuando el contrato es obligatorio, su contenido deja de ser un asunto meramente comercial. Y cuando no lo es, un contrato bien redactado es la mejor herramienta para que las revisiones se hagan. En ambos casos, estos son los elementos que un contrato robusto debería recoger:
| Elemento | Qué incluir | Por qué |
|---|---|---|
| Partes | Titular de la instalación y empresa mantenedora, con su habilitación | Identifica quién responde de qué |
| Instalación | Dirección y equipos con marca, modelo, número de serie y potencia | Sitúa la instalación en su tramo |
| Alcance | Revisiones incluidas, su periodicidad y las operaciones de cada una, con referencia al programa de mantenimiento | Evita la «revisión general» sin contenido |
| Averías | Si están incluidas, con qué condiciones o a qué precio | Separa la cuota de lo que se factura aparte |
| Repuestos | Incluidos o excluidos | Es la principal fuente de discusión |
| Documentación | Registro de operaciones y certificado anual | Obligaciones de los artículos 27 y 28 |
| Director de mantenimiento | Designación, cuando proceda | Solo en el tramo superior |
| Duración y renovación | Fecha de inicio, duración y forma de renovación | Evita contratos que caducan sin que nadie lo note |
Sobre cómo poner precio a ese contrato sin regalar horas, el cálculo de la cuota a partir del coste real de la hora está desarrollado en contratos de mantenimiento: el ingreso que llega aunque no suene el teléfono.
Errores de criterio frecuentes
En la práctica de muchas mantenedoras pequeñas se repiten cuatro errores de criterio.
Tratar todas las instalaciones igual. Aplicar el mismo procedimiento a una vivienda y a un edificio con sala de calderas simplifica la operativa, pero deja sin cubrir las obligaciones específicas del tramo superior.
No registrar la potencia. Sin el dato, no hay forma de saber qué exige la norma para cada cliente, y la empresa depende de la memoria del técnico que hizo la primera visita.
Contratos verbales por encima de 70 kW. Es el incumplimiento más fácil de evitar: por encima de ese umbral el contrato es obligatorio.
Confundir habilitaciones. La habilitación como empresa mantenedora del RITE y la certificación del personal para manipular gases fluorados (RD 115/2017) son requisitos distintos, con normas distintas. Tener una no cubre la otra. El mapa completo de mantenimientos obligatorios, incluidos los gases fluorados, está en mantenimientos obligatorios por ley que un servicio técnico no puede olvidar.
Cómo auditar la cartera con estas tablas
Las tablas anteriores permiten una revisión rápida de la cartera de clientes, en cuatro pasos:
- Listar las instalaciones que la empresa mantiene hoy, con o sin contrato.
- Asignar a cada una su tramo del artículo 26 a partir de la potencia registrada. Las que no tengan el dato pasan a una lista de visitas de comprobación.
- Cruzar el tramo con el contrato: toda instalación de más de 70 kW sin contrato escrito es una prioridad inmediata.
- Revisar las fechas de renovación de los contratos existentes y las revisiones previstas en cada uno.
El resultado es un mapa de riesgo de la cartera y, casi siempre, una lista de clientes a los que ofrecer un contrato.
Dónde encaja un programa de servicio técnico
La norma impone obligaciones; el cumplimiento depende de la organización. Un programa aporta tres cosas medibles: el dato de potencia guardado en la ficha del equipo, las revisiones del contrato generadas en fecha y el historial de intervenciones de cada instalación.
En PlanerSat, cada contrato de mantenimiento genera sus revisiones periódicas en las fechas pactadas y cada equipo instalado guarda en su ficha los datos técnicos que se quieran registrar, potencia incluida, con todos sus partes. Lo que no hace es sustituir los documentos oficiales: el certificado anual y los registros que exige la normativa siguen siendo responsabilidad de la empresa mantenedora que los firma.
Para continuar
Las empresas de climatización y calefacción encontrarán en la página de software para climatización cómo se organizan los preventivos de contrato antes de cada temporada. El resto de análisis normativos y guías operativas están en el blog de PlanerSat.