Hay dos clases de meses en tu empresa. Los que el teléfono no deja de sonar y no das abasto, y los que suena poco y te preguntas cómo vas a pagar las nóminas. Si trabajas en climatización o calefacción, ya sabes cuáles son unos y cuáles otros sin mirar el calendario.
Esa oscilación no es mala suerte. Es el resultado de un modelo de negocio: vivir de la avería.
El problema: tu facturación depende de que algo se rompa
Cuando todo tu ingreso es reactivo, no decides cuánto facturas. Lo decide el tiempo, el estado de los equipos de tus clientes y la competencia que coja el teléfono antes que tú. Planificar así es imposible. No sabes si en junio vas a necesitar un técnico más o si en noviembre te va a sobrar uno.
Además, la avería es el peor momento para ganar un cliente. Llama con prisa, compara precios con prisa y, cuando todo funciona, se olvida de ti hasta la siguiente vez. No hay relación. Hay transacción.
Un contrato de mantenimiento cambia las dos cosas. Te da un ingreso que llega cada mes o cada trimestre, pase lo que pase, y te convierte en el servicio técnico de ese cliente, no en uno de los que tiene apuntados.
Por qué no vendes más contratos
Si los contratos son tan buenos, ¿por qué tu empresa tiene tan pocos? Casi siempre por una de estas cuatro razones.
Miedo a regalar horas. Pones una cuota, el cliente llama cada semana por cualquier cosa y acabas perdiendo dinero. Es un miedo razonable cuando el contrato no dice qué incluye.
No sabes qué precio poner. Y como no lo sabes, copias el de la competencia o pones una cifra redonda que te suena bien. Ninguna de las dos es un precio: es una apuesta.
Los contratos caducan sin renovar. Firmaste veinte hace dos años, nadie llevó la cuenta de sus fechas y hoy la mitad han expirado sin que ni tú ni el cliente os deis cuenta. Es uno de los dolores más repetidos del sector.
No puedes demostrar lo que haces. El cliente paga una cuota y no ve nada a cambio porque no le enseñas nada. En la renovación, pregunta para qué paga.
Cómo poner precio sin regalar horas
La cuota de un contrato no se inventa. Se calcula, y la fórmula es sencilla:
Cuota anual = visitas incluidas × horas por visita × coste real de tu hora + desplazamientos + margen.
La pieza que casi todo el mundo calcula mal es el coste real de la hora, que no es lo que pagas al técnico por hora. Incluye sus horas no productivas, el vehículo, la oficina y todo lo que no se factura. Cómo calcularlo paso a paso lo tienes en precio de la hora de un técnico.
Un ejemplo con cifras inventadas, solo para ver el mecanismo: dos revisiones al año de la climatización de un local, de hora y media cada una, con un coste real de hora de 40 euros y un desplazamiento que te cuesta 20. Son 120 euros de mano de obra y 40 de desplazamientos: 160 euros de coste. Si quieres un margen del 30 % sobre el precio, la cuota anual sale en torno a 230 euros. Por debajo de esa cifra no estás vendiendo un contrato, estás pagando por tenerlo.
Qué incluye y qué no
Aquí se gana o se pierde el contrato. Escríbelo, y escríbelo antes de firmar:
- Qué visitas incluye, cuántas y en qué época del año.
- Qué hace el técnico en cada visita. Una lista, no «revisión general».
- Si las averías entran o no. Puede ser que no, que sí con mano de obra incluida y repuestos aparte, o que tengan precio preferente.
- Qué pasa con los repuestos. Casi siempre, fuera de la cuota.
- Qué equipos cubre, identificados con marca, modelo y número de serie.
- Cuándo se renueva y cómo se avisa.
Con eso por escrito, el cliente que llama cada semana ya no es un problema: es un cliente que factura aparte lo que no cubre su cuota.
Qué equipos entran primero
Empieza por los equipos que la ley ya obliga a mantener. Una instalación térmica de cierta potencia necesita una empresa mantenedora habilitada y, por encima de un umbral, contrato; los ascensores y la protección contra incendios tienen sus propias reglas. Ese mapa lo repasamos en mantenimientos obligatorios por ley. En esos equipos el cliente no te compra un servicio opcional: te compra cumplir.
Después, los equipos críticos para el negocio del cliente: la cámara de un restaurante, el servidor de una oficina, la climatización de una tienda en agosto. Ahí el argumento es el coste de la parada, no la norma.
Y para todos, un requisito previo: tener la ficha del equipo completa. Sin marca, modelo, número de serie y averías anteriores no puedes calcular bien la visita ni demostrar lo que hiciste. Qué datos guardar lo contamos en el historial del equipo.
El contrato como puerta a las averías
Hay un efecto que no aparece en la fórmula. El cliente con contrato, cuando algo se rompe, no busca en internet: te llama a ti. El contrato no solo te da la cuota; te da la avería del mismo cliente, a tu precio y sin competir. Muchas veces es ahí donde está el margen.
Qué cambia con un programa
Todo lo anterior se sostiene con una hoja de cálculo mientras tengas diez contratos. Con cincuenta, las fechas se escapan. En PlanerSat cada contrato de mantenimiento genera sus revisiones periódicas en las fechas que pactaste, y cada equipo instalado sabe si está «en contrato». Cuando el técnico cierra un parte, se ve si lo que ha hecho entra en la cuota o se factura aparte. Los contratos y garantías están incluidos a partir del plan Standard.
Para seguir leyendo
En climatización y calefacción, la página de software para climatización muestra cómo se preparan los preventivos de contrato antes de la temporada. Y en el blog de PlanerSat tienes el resto de guías sobre contratos, partes y facturación.