La formación en una app de partes fracasa casi siempre de la misma manera: una reunión de dos horas un lunes por la mañana, una presentación en la pantalla de la oficina y, el martes, cada técnico en la calle con el móvil en una mano y el talonario en la otra «por si acaso». Tres semanas después, el talonario sigue ahí.
Lo que funciona es lo contrario. Poco cada día, con partes reales y con alguien al lado. Este plan de cinco días está pensado para un servicio técnico de entre tres y quince técnicos que pasa del papel al móvil sin parar el servicio.
Antes del lunes: la preparación
Nada de esto lleva más de una tarde, pero todo tiene que estar hecho antes de empezar:
- Cada técnico tiene su usuario creado y su contraseña.
- Los clientes y las direcciones de los avisos de esa semana están dados de alta, para que los partes no salgan vacíos.
- Los artículos que más se usan (piezas, material, mano de obra) están cargados.
- Hay una persona de la oficina designada para resolver dudas por teléfono durante la semana.
- Has elegido al primer técnico: el más dispuesto, no el más veterano ni el más joven.
Sobre ese último punto conviene detenerse. La objeción de que los técnicos no saben usar el móvil casi nunca aguanta, como argumentamos en la objeción de los técnicos y la app móvil. Pero sí es verdad que cada equipo tiene a alguien que tira de los demás. Empieza por él.
Día 1. Instalar y entrar
Objetivo: que cada técnico tenga la app en su móvil y sepa moverse por ella.
Qué se hace: diez minutos por técnico, a primera hora, antes de salir. Se abre la app en el navegador del móvil, se instala en la pantalla de inicio como una aplicación más y se entra con el usuario de siempre. Después, un recorrido por las tres pestañas: Hoy, con los partes del día; Pendientes, con los que tiene asignados para otros días; y Perfil. No se hace ningún parte todavía.
Señal de que ha ido bien: el técnico abre la app sin ayuda y encuentra sus avisos del día.
Día 2. Iniciar y finalizar partes reales, acompañado
Objetivo: hacer el ciclo completo de un parte en un aviso de verdad.
Qué se hace: el técnico más dispuesto sale acompañado, o bien la persona de la oficina está al teléfono en su primer aviso. Al llegar, pulsa Iniciar; al terminar, escribe el trabajo realizado, elige el resultado y finaliza. Nada más. Ni material ni fotos: hoy solo el principio y el final. Los demás técnicos hacen lo mismo en su primer aviso del día y siguen con el talonario en el resto.
Qué tiene que recoger el parte y en qué orden lo repasamos en el parte de trabajo en el móvil; para este día basta con la hora de inicio, lo que se hizo y cómo quedó el equipo.
Señal de que ha ido bien: la oficina ve los partes llegar sin llamar a nadie.
Día 3. Material y fotos
Objetivo: que el parte recoja todo lo que se usa.
Qué se hace: a partir de hoy, todos los avisos se hacen en la app. Se añade el material con el buscador de artículos y se hacen las fotos desde el propio parte. Vale la pena dar una regla sencilla: al menos la placa de características, el estado antes y el estado final. La lista completa de fotos útiles y para qué sirve cada una está en las siete fotos del parte de trabajo.
Señal de que ha ido bien: los partes del día llegan con material y al menos dos fotos, y la oficina no tiene que preguntar qué pieza se cambió.
Día 4. La firma del cliente
Objetivo: cerrar cada parte con la firma y el nombre de quien firma.
Qué se hace: al finalizar, el cliente firma con el dedo en la pantalla y el técnico escribe su nombre. Se practica una vez en la nave antes de salir, para que nadie descubra la firma delante de un cliente. Se repasan también los casos raros: el cliente no está, firma el conserje, el cliente no quiere firmar. Cómo resolver cada uno sin perder la factura lo contamos en la firma del cliente en el parte.
Señal de que ha ido bien: ningún parte del día llega sin firma o sin la explicación de por qué no la tiene.
Día 5. Repaso con la oficina
Objetivo: cerrar la semana y retirar el talonario.
Qué se hace: media hora a última hora del viernes, técnicos y oficina juntos. La oficina enseña cómo recibe los partes, qué revisa antes de cerrarlos y cómo sale la factura. Los técnicos cuentan qué les ha costado. Se corrigen dos o tres cosas concretas (un artículo que falta, un campo que nadie entiende) y se anuncia que el lunes siguiente ya no hay talonario.
Señal de que ha ido bien: nadie pide quedarse el talonario «por si acaso».
Las tres reglas de la semana
- El papel en paralelo, solo una semana. Si se alarga, se convierte en la forma real de trabajar y la app en un trámite. El lunes de la segunda semana, fuera.
- Una sola persona para las dudas. Si cada técnico pregunta a quien le coge el teléfono, cada uno recibe una respuesta distinta.
- Nada de correcciones en público. Los errores de la primera semana se comentan uno a uno, nunca en el grupo de WhatsApp.
Cómo encaja PlanerSat
La app móvil de PlanerSat está pensada para este recorrido: se instala en el móvil desde el navegador, se entra con el mismo usuario que en la oficina y muestra al técnico sus partes de hoy, sus pendientes y su perfil. Desde la ficha de cada parte se inicia, se añade material y fotos, se recoge la firma y se finaliza. La oficina lo recibe al momento y factura desde el parte con PlanerGes.
El recorrido completo del aviso a la factura en electricidad, fontanería o gas está en la página de software para empresas de instalaciones. Para ver la app con tus propios avisos antes de planificar la semana de formación, pide una demo; la app con firma y fotos está incluida en el plan Profesional, que tienes en las tarifas.