Cada otoño se repite la misma escena en muchos servicios técnicos de calefacción. La primera bajada de temperaturas multiplica los avisos, la plantilla no llega y la oficina recurre a lo de siempre: el autónomo de confianza, la pequeña empresa del pueblo de al lado, el antiguo compañero que ahora trabaja por su cuenta. En verano pasa lo mismo con el aire acondicionado.
La subcontratación en temporada alta es una solución razonable y muy extendida. El problema no suele estar en el trabajo, que el subcontratista conoce, sino en lo que ocurre con la información de ese trabajo cuando la hace alguien que no está dentro de tu sistema.
El problema: el trabajo sale, el parte no vuelve
Un técnico subcontratado llega a casa del cliente, repara la caldera y se marcha. Lo que queda de esa visita depende de cómo trabaje él, no de cómo trabajes tú. Lo habitual es una de estas tres cosas: un parte en su propio talonario, un mensaje de WhatsApp con dos fotos y «hecho, 1,5 h y una válvula», o nada hasta que llega su factura a fin de mes.
Con cualquiera de las tres, la empresa que ha vendido el servicio y responde ante el cliente se encuentra con los mismos huecos:
- El historial del equipo se interrumpe. La intervención de octubre no está en la ficha de la caldera. El técnico que vaya en febrero no sabrá qué se cambió.
- La factura al cliente se retrasa o se queda corta. Sin parte completo, la oficina factura lo que cree que se hizo, o espera a saberlo.
- La factura del subcontratista no se puede contrastar. Si él dice tres horas, no hay nada con qué compararlo.
- El cliente conoce a otro proveedor. Cuando el parte que firma lleva el nombre de otra empresa, la próxima vez puede llamar directamente a ella.
Las causas
Tres razones explican que esto sea tan frecuente.
La primera es de urgencia. La subcontrata se contrata en el peor momento, con la oficina saturada, y nadie se para a explicar cómo hay que documentar el trabajo. Se da la dirección y el teléfono del cliente y se confía en la experiencia del técnico.
La segunda es de herramienta. Si el parte de la empresa es de papel o vive en un programa al que el externo no tiene acceso, pedirle que lo use es pedirle un esfuerzo que no va a hacer en plena campaña.
La tercera es de coste. Dar acceso a alguien que va a trabajar para ti seis semanas al año parece caro cuando el programa se paga por usuario. Es una objeción habitual cuando una pyme de servicio técnico se plantea cambiar de sistema: cuánto le va a costar cada técnico temporal que entre en temporada alta.
La solución: el subcontratista trabaja en tu sistema
La regla que resuelve casi todo es simple de formular: el parte del subcontratista se hace en tu sistema, con tus campos, igual que el de un técnico de plantilla. Sus consecuencias prácticas son cuatro.
Un usuario de técnico para él. El externo entra en la app con su propio usuario, ve los avisos que le has asignado y cierra el parte como cualquier otro: inicio y fin, trabajo realizado, material, fotos y firma del cliente con su nombre. Qué parte de tu información puede ver y cuál no depende de cada programa, y es una pregunta concreta que conviene llevar a la demo: al subcontratista le basta con sus avisos, su cliente y el equipo que va a reparar.
Una formación de un día, no de una semana. El externo no necesita dominar el programa, solo el parte. Si la app es sencilla, una mañana acompañado en avisos reales basta. El plan de cinco días pensado para la plantilla está en cómo formar a los técnicos en la app en una semana; con alguien que ya conoce el oficio, basta con enseñarle el parte y la firma. Lo que debe recoger ese parte, campo a campo, en el parte de trabajo en el móvil.
Dos facturas que se cuadran con el mismo parte. El subcontratista te factura a ti; tú facturas al cliente. Son documentos distintos, con precios distintos, pero los dos salen del mismo parte. Las horas y el material que te cobra deben coincidir con lo que consta en él. Y el material que pone de su furgoneta tiene que figurar en el parte, o no llegará a la factura del cliente.
Una revisión de oficina antes de facturar. Los partes de un externo merecen el mismo control que los de la plantilla, y en temporada alta uno más: horas coherentes con el trabajo descrito, material con artículo y cantidad, garantía o contrato bien marcados, firma con nombre. La lista de dos minutos por parte está en revisar los partes antes de facturar.
Dos cuestiones que no son de software
Hay responsabilidades que no cambian porque el técnico sea de otra empresa. Ante el cliente, la reparación es tuya. En la reparación de aparatos domésticos, el RD 58/1988 fija una garantía de tres meses para el trabajo realizado, y el cliente la reclamará a quien le facturó.
Y hay habilitaciones que interesa comprobar antes de la campaña, no durante. Si la subcontrata va a tocar equipos de aire acondicionado o bombas de calor con gases fluorados, el RD 115/2017 exige que lo haga personal certificado dentro de una empresa habilitada. Lo mismo, con sus normas, para instalaciones térmicas sometidas al RITE: el mantenimiento a partir de 5 kW corresponde a una empresa mantenedora habilitada.
Qué cambia con un programa
El cambio de fondo es que el trabajo de la subcontrata deja de ser una caja negra. En PlanerSat el externo es un usuario de técnico más: entra en la app móvil con su usuario, ve sus partes del día y los cierra con horas, material, fotos y la firma del cliente. El parte queda en el historial del equipo instalado, la oficina lo revisa y la factura al cliente sale de él con PlanerGes. En cuanto al coste, los planes no se pagan por usuario suelto: cada uno incluye un cupo de usuarios de oficina y de técnicos, detallado en la página de tarifas.
Para seguir
Las empresas de electricidad, fontanería o gas que en temporada alta trabajan con externos tienen en la página de software para instaladores el recorrido del aviso al parte firmado y facturado. Y como el control empieza en la oficina, el siguiente paso lógico es la revisión de los partes antes de facturar.