Llevo veintitantos otoños con calderas y todos empiezan igual. Septiembre tranquilo. Alguna revisión, algún termo. La gente todavía en manga corta. Y un martes de octubre baja la temperatura cinco grados de golpe y a las nueve y cuarto el teléfono de la oficina ya no se puede colgar.
Ese martes no hay campaña que valga. Lo que no hiciste en septiembre ya no lo vas a hacer. Por eso esto va de septiembre.
Paso 1. Saca la lista de los que tienen contrato
Lo primero es saber a quién le debes una revisión antes del frío. No a quién crees. A quién.
En mi primera empresa la lista era una libreta de espiral con las direcciones y un tachón cuando se hacía. Cada año se perdían tres o cuatro. Nadie se enteraba hasta que llamaba el cliente, en diciembre, para preguntar por qué no habíamos ido. Con toda la razón.
La lista tiene que salir sola: contratos vigentes, con la fecha en que toca la revisión de cada caldera. Si la tuya no sale sola, ese es tu primer problema, antes que cualquier otro de esta guía.
Paso 2. Aparta lo que te obliga la ley de lo que pactaste
No todas las revisiones pesan igual. El RITE dice que desde 5 kW el mantenimiento de una instalación térmica lo hace una empresa mantenedora habilitada, y que por encima de 70 kW hace falta además contrato. Una caldera mural de vivienda suele caer en ese primer tramo; la potencia está en su placa. Los tramos, explicados con calma y sin el tono de BOE, los tienes en el RITE para empresas de climatización.
Mi regla es sencilla. Lo que exige la norma va primero en el calendario. Lo que prometiste en el contrato va justo detrás. El resto, lo que te pidan por teléfono, entra en los huecos.
Paso 3. Agrupa por barrios, no por orden de firma
La lista de contratos viene ordenada por fecha de alta. Eso no le sirve a nadie con una furgoneta. Un técnico hace cuatro o cinco revisiones de calderas bien hechas en una mañana si están en la misma zona. Si le toca cruzar la ciudad entre una y otra, hace tres y llega de mal humor a la cuarta.
Yo reparto por barrios y por semanas. Esta semana, el ensanche. La que viene, los pueblos del norte. El cliente no elige el día, pero sí la franja de mañana o tarde. Suele bastar.
Paso 4. Llama antes de ir
El particular trabaja. La caldera está en su cocina y la cocina en su casa, y su casa está cerrada a las diez de la mañana. Cada visita sin confirmar es una moneda al aire.
Una llamada o un mensaje dos días antes, con el día y la franja, ahorra más viajes en balde que cualquier programa. Aprovecha la llamada para preguntar si ha notado algo raro: ruidos, presión que baja, agua caliente que tarda. Así el técnico no llega a ciegas.
Paso 5. Deja huecos libres para el primer frío
Este es el paso que nadie hace y el que más se agradece. Si en la segunda quincena de octubre tienes la agenda llena de revisiones, cuando llegue el frío no tendrás dónde meter al señor de setenta y ocho años que se ha quedado sin calefacción. Y ese aviso no espera.
Yo dejo una parte de cada día sin revisiones a partir de mediados de octubre. Si no hace frío, esos huecos se llenan con revisiones atrasadas. Si hace frío, son oro.
Paso 6. Que cada revisión tenga su lista y su cierre
La revisión de una caldera tiene que ser la misma la haga quien la haga. Por eso tiene su lista de puntos, con resultado en cada uno, y los números apuntados: presión, combustión, lo que toque según el fabricante y el programa de mantenimiento del RITE. Cómo se monta una lista que se use, con un ejemplo de caldera de vivienda, está en la checklist de mantenimiento preventivo por tipo de equipo.
Y la revisión se cierra ese día. No el viernes. Si queda algo mal, se abre el aviso o se hace el presupuesto en el momento. El cliente que ve el presupuesto con el técnico delante lo acepta mucho más que el que lo recibe por correo una semana después.
Paso 7. Que las cuotas no te pillen en plena campaña
Muchas empresas cobran el contrato de calderas en otoño, justo cuando la oficina está desbordada. Mala combinación. Decide antes de septiembre cómo cobras: cuota anual, mensual o por revisión, cada una con sus pros y sus contras, que se comparan en cómo cobrar las revisiones periódicas. Si domicilias, deja la remesa preparada con tiempo. En octubre nadie tiene cabeza para recibos.
Lo que ya contamos para el verano, y lo que cambia ahora
Quien haya leído cómo tener los preventivos hechos antes del calor reconocerá la idea de fondo. Pero el otoño tiene dos diferencias. La primera, que aquí el cliente es casi siempre un particular, con horarios de particular. La segunda, que una caldera parada en noviembre no es incomodidad: es una familia sin agua caliente. La prioridad de las urgencias es otra.
Qué tiene que hacer el programa
No hace falta mucho, pero hace falta esto:
- Que cada caldera tenga su ficha: marca, modelo, número de serie, dónde está, garantía y todo lo que se le ha hecho antes.
- Que cada contrato genere sus revisiones en su fecha, sin que nadie las apunte a mano.
- Que el parte sepa si la caldera está en contrato o en garantía, para no cobrar lo que no toca ni regalar lo que sí.
- Que los avisos del primer frío entren con prioridad y no se mezclen con las revisiones.
- Que la factura de lo que no cubre el contrato salga del parte, el mismo día.
Eso es lo que hace PlanerSat en el plan Standard: equipos instalados con historial, contratos de mantenimiento con sus revisiones y garantías, además de los avisos y los partes. La factura la hace PlanerGes, que va en la misma suite. Si quieres además que tus técnicos cierren cada parte en el móvil con fotos y firma del cliente, eso ya es el plan Profesional.
Antes del martes del frío
Si este septiembre te ha pillado otra vez con la libreta, todavía hay tiempo. El plan Standard cuesta 198 €/mes, sin permanencia; lo tienes detallado en las tarifas. Y si prefieres verlo antes con tus propias calderas y contratos, en una demo lo montamos contigo. La página de software para climatización y calefacción enseña el resto.