La peor checklist de mantenimiento que he visto tenía cuarenta y dos puntos. Todos marcados como correctos, todos los meses, con la misma letra. El técnico no era un vago: nadie revisa cuarenta y dos cosas en una visita de media hora, así que marcaba todo al final, en la furgoneta.
Una checklist no sirve por lo que pregunta, sino por lo que el técnico contesta con la máquina delante. Estas son las reglas que la hacen útil, y cuatro ejemplos para empezar.
Siete reglas para que se use
1. Entre ocho y doce puntos. Menos, y te dejas cosas. Más, y se rellena de memoria. Si un equipo necesita más, divide la revisión: una parte en cada visita del año.
2. Una por tipo de equipo, no una para todo. Una checklist genérica de «equipo de frío» obliga al técnico a saltarse la mitad de los puntos. Cada salto enseña que la lista no importa.
3. Cada punto, una acción que se puede comprobar. «Revisar estado general» no es un punto. «Limpiar filtros» sí. Si dos técnicos pueden entender cosas distintas, reescríbelo.
4. Resultado por punto, no un visto bueno final. Correcto, con deficiencia, sustituido o no aplica. Un «todo bien» al pie del parte no dice qué se miró.
5. Toda deficiencia lleva una decisión. O se arregla en el momento, o se abre un aviso, o se hace un presupuesto. Una deficiencia apuntada y olvidada es peor que no haberla visto: ahora consta que lo sabías.
6. Los números se apuntan. Presiones, temperaturas, consumos, horas de funcionamiento. Un dato suelto no dice mucho; doce lecturas seguidas dicen si el equipo va a peor.
7. Se revisa una vez al año. Con los técnicos delante. Los puntos que siempre salen correctos quizá sobran; las averías que se repiten quizá piden un punto nuevo.
Antes de copiar los ejemplos
Son puntos de partida de buena práctica, no una lista oficial. Lo que manda es el manual del fabricante y, en instalaciones térmicas, el programa de mantenimiento de la instrucción técnica IT 3 del RITE, que fija operaciones y periodicidades según el tipo de instalación. Lo que te obliga la norma va primero; lo que pactaste con el cliente en el contrato, después.
Split o equipo de aire acondicionado doméstico
- [ ] Limpieza de filtros de la unidad interior
- [ ] Limpieza de la batería interior
- [ ] Bandeja y desagüe de condensados, sin obstrucciones
- [ ] Unidad exterior: batería limpia y sin obstáculos alrededor
- [ ] Ventiladores sin ruidos ni vibraciones
- [ ] Conexiones eléctricas apretadas y sin signos de calentamiento
- [ ] Temperatura de impulsión en frío y en calor (apuntar valores)
- [ ] Mando a distancia y modos de funcionamiento
- [ ] Soportes y fijaciones de las dos unidades
- [ ] Aislamiento de las líneas frigoríficas
Caldera de gas de vivienda
- [ ] Estado del quemador y de la cámara de combustión
- [ ] Análisis de combustión (apuntar valores)
- [ ] Presión del circuito de calefacción (apuntar valor)
- [ ] Vaso de expansión
- [ ] Evacuación de humos y entrada de aire, sin obstrucciones
- [ ] Dispositivos de seguridad de la caldera
- [ ] Estanquidad de las conexiones de gas y de agua
- [ ] Funcionamiento del agua caliente sanitaria
- [ ] Termostato o regulación
- [ ] Purga de radiadores si el cliente lo pide
Cámara frigorífica de hostelería
- [ ] Temperatura interior frente a la de consigna (apuntar valores)
- [ ] Limpieza del condensador
- [ ] Evaporador y ciclo de desescarche
- [ ] Desagüe del evaporador
- [ ] Burletes y cierre de la puerta
- [ ] Resistencia del marco de la puerta, si la tiene
- [ ] Ruidos y vibraciones del compresor
- [ ] Conexiones eléctricas y cuadro
- [ ] Alarma de temperatura, si la tiene
- [ ] Iluminación interior
Lavavajillas industrial
- [ ] Brazos de lavado y aclarado: toberas limpias
- [ ] Filtros y cubas
- [ ] Temperaturas de lavado y aclarado (apuntar valores)
- [ ] Dosificadores de detergente y abrillantador
- [ ] Descalcificador o equipo de tratamiento de agua
- [ ] Juntas de puerta o de capota
- [ ] Electroválvulas y bomba de desagüe
- [ ] Resistencias y termostatos
- [ ] Microinterruptores de seguridad de puerta
- [ ] Recomendaciones de uso al personal de cocina
Fíjate en el último punto. En hostelería, la mitad de las averías vienen de cómo se usa la máquina. Anotar que se explicó al personal cómo limpiar los filtros también es mantenimiento.
Lo que nadie te cuenta de las checklists
El técnico la tiene que ver antes de llegar. Si descubre la lista en casa del cliente, no ha traído lo que hacía falta.
El cliente no quiere la checklist, quiere lo que significa. Doce puntos marcados le dicen poco. Lo que le sirve es qué está bien, qué no y qué le recomiendas, en su idioma. Esa traducción es el trabajo del informe de intervención que el cliente entiende.
«No aplica» no es «no lo he mirado». Si el equipo no tiene alarma de temperatura, el punto no aplica. Si la tiene y no dio tiempo a probarla, es otra cosa, y el parte tiene que decirlo en las observaciones. Mezclar las dos respuestas es la forma más rápida de que la checklist deje de valer como prueba el día que alguien pregunte.
Una checklist no llena el calendario. Sirve el día de la visita. Que las visitas se hagan cuando tocan es otro problema, el que resuelve el calendario de los preventivos hechos antes de que llegue el calor.
Dónde vive la checklist
En papel funciona hasta el día en que hay que buscar qué se revisó en marzo del año pasado. En una hoja de cálculo, hasta que el técnico tiene que abrirla con el móvil desde un tejado.
En PlanerSat la revisión es un parte de mantenimiento con sus líneas, y cada línea lleva su resultado: correcto, deficiencia, sustituido o no aplica. El resultado del parte queda como correcto o con deficiencias, y la intervención se guarda en el historial del equipo. La siguiente vez que alguien vaya, ve lo que salió mal la última.
Para seguir
Una buena checklist es la mitad de un contrato que se cumple; la otra mitad es que la revisión llegue en su fecha. Los seis errores que convierten un contrato en una promesa rota están en contratos de mantenimiento que se cumplen. Y si mantienes cocinas, cámaras o maquinaria industrial, la página de software para servicio técnico de maquinaria enseña cómo se ve un año de contrato con sus revisiones.