De todas las obligaciones del Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios, la del registro de operaciones de mantenimiento es la menos vistosa. No tiene formulario llamativo ni fecha de campaña. Consiste en dejar constancia de lo que se hace y guardarlo. Precisamente por eso se descuida.
Estas son las preguntas que más se repiten sobre ella, con respuestas cortas. Donde lo que importa es la letra exacta del reglamento, lo decimos y remitimos al BOE.
Las piezas del RITE que importan aquí
| Pieza | Qué regula | Plazo o periodicidad |
|---|---|---|
| Artículo 26 | Quién mantiene y cuándo hace falta contrato | Desde 5 kW, empresa mantenedora habilitada; más de 70 kW, además contrato |
| Artículo 27 | Registro de las operaciones de mantenimiento | Se conserva al menos 5 años |
| Artículo 28 | Certificado anual de mantenimiento | Uno por año |
| IT 3 | Programas de mantenimiento | Según tipo y potencia de la instalación |
| IT 4 | Inspecciones | Según la instrucción técnica |
El RITE vigente es el aprobado por el RD 1027/2007, modificado por el RD 178/2021, en vigor desde el 1 de julio de 2021. El texto consolidado está en el BOE con la referencia BOE-A-2007-15820.
Preguntas y respuestas
1. ¿Qué es el registro de operaciones de mantenimiento?
Es la constancia documental de las operaciones de mantenimiento que se hacen en una instalación térmica. Lo regula el artículo 27 del RITE. Su función es sencilla: que se pueda comprobar, después, qué se hizo, cuándo y con qué resultado.
2. ¿Cuánto tiempo hay que guardarlo?
Al menos cinco años. Es la cifra que da título a este artículo y la que convierte el registro en un problema de archivo: cinco temporadas de calefacción y cinco de refrigeración, en cada instalación que mantienes. El plazo es un mínimo: nada impide guardar más, y en clientes con contratos largos suele convenir.
3. ¿Qué datos exactos tiene que llevar cada anotación?
El contenido detallado, el soporte y quién custodia el registro los fija el propio artículo 27, y conviene leerlo en el texto consolidado del BOE en lugar de fiarse de resúmenes. En la práctica, cualquier registro útil responde a lo mismo que un buen parte: fecha, instalación y equipo, operación realizada, resultado y quién la hizo.
4. ¿Afecta a todas las instalaciones?
Afecta a las que el RITE somete a mantenimiento. El artículo 26 fija que desde 5 kW lo hace una empresa mantenedora habilitada, y por encima de 70 kW exige además un contrato de mantenimiento. Cómo leer esos tramos en una cartera real de clientes se explicó en el RITE para empresas de climatización.
5. ¿Es lo mismo que el certificado anual de mantenimiento?
No. El certificado anual del artículo 28 es un documento que se emite una vez al año. El registro del artículo 27 recoge las operaciones una a una, a lo largo del año. Se relacionan porque el certificado se apoya en lo que se ha hecho, y lo que se ha hecho está en el registro.
6. ¿Qué pasa si se pierde?
No vamos a dar cifras de sanciones: el régimen sancionador hay que consultarlo en la normativa vigente, no en un blog. Las consecuencias prácticas sí están claras: no puedes demostrar que el mantenimiento se hizo. Ni ante una inspección, ni ante el cliente que reclama una avería, ni ante el titular que cambia de mantenedora y pide lo que había. Reconstruir cinco años de operaciones de memoria no es posible.
7. ¿Vale con guardar los partes de trabajo en papel?
Si cumplen lo que pide el artículo 27, pueden ser la base del registro. El riesgo del papel no es legal sino práctico. Los partes se archivan por mes y no por instalación, se pierden copias, se borra la tinta, y el día que alguien pregunta por una caldera concreta hay que abrir sesenta carpetas para encontrar sus diez intervenciones.
8. ¿Qué gana un registro digital por equipo?
Tres cosas. Se consulta por instalación y por equipo en segundos, que es como llegan siempre las preguntas. No depende de que la copia del parte vuelva a la oficina. Y cinco años de historial ocupan lo mismo que uno. Qué datos del equipo es mejor tener en su ficha para que ese historial sirva de algo se detalló en el historial del equipo instalado.
9. ¿Un programa de servicio técnico cumple el registro por sí solo?
Es mejor no plantearlo así. Un programa ayuda a que cada operación quede anotada, completa y localizable, pero la obligación es de quien la tiene según el reglamento, y el formato exigido lo marca el artículo 27. Lo razonable es comprobar que lo que guarda tu programa cubre lo que pide el texto, y completar lo que falte. Una prueba sencilla: elige una instalación cualquiera y pide al programa todo lo que se le ha hecho en los últimos doce meses. Si la respuesta tarda más de un minuto o te obliga a abrir otra herramienta, el registro está disperso.
10. ¿Por dónde empiezo si ahora mismo lo llevo en archivadores?
Por las instalaciones con contrato, que son las que más obligaciones acumulan. Da de alta cada equipo con sus datos, y a partir de ese día que cada parte se cierre sobre su equipo. Lo antiguo, digitalízalo por instalación, empezando por el año en curso. En cinco años, los archivadores habrán caducado solos.
Cómo lo resuelve PlanerSat
En PlanerSat cada caldera, bomba de calor o equipo de climatización es un equipo instalado con su ficha, y cada parte que se cierra sobre él queda en su historial: fecha, técnico, trabajo realizado, resultado por línea, fotos y firma. Consultar lo que se le ha hecho a un equipo en los últimos cinco años es abrir su ficha. Vale la pena decirlo claro: el programa guarda los datos, pero no sustituye los registros oficiales que exija la normativa; esa responsabilidad sigue siendo tuya.
Para seguir
Si llevas instalaciones térmicas, la página de software para climatización y calefacción muestra cómo se ven los equipos con su historial y los contratos con sus revisiones. Y si estás preparando ahora la temporada de calefacción, los siete pasos para llegar al primer frío con las revisiones hechas están en software de mantenimiento de calderas.