Quien lleva una empresa de fontanería, electricidad o gas no está solo. Solo en el epígrafe de fontanería, calefacción y aire acondicionado (CNAE 43.22) la base de datos de eInforma cuenta 32.406 empresas con datos del ejercicio 2024, y eso que cuenta sobre todo sociedades. CONAIF, la confederación del sector, declara más de 21.500 empresas adheridas. Muchas de ellas se parecen a la tuya: pocos técnicos, mucho aviso pequeño y una oficina que lo sostiene todo.
Para ese tipo de empresa, un programa no tiene que hacer cien cosas. Tiene que hacer siete, y hacerlas bien. Si en la demo te enseñan cuarenta pantallas y ninguna de estas, desconfía.
1. Guardar la dirección exacta del aviso
No la dirección fiscal del cliente: la del sitio donde está el problema. El administrador de fincas que te llama por el bajo de una comunidad, la empresa con tres locales, el propietario que alquila dos pisos. Si el técnico llega a la dirección equivocada, has perdido la mañana. Y con la dirección, el nombre y el teléfono de quien va a abrir la puerta, que casi nunca es quien llamó.
2. Apuntar el material en el momento
El racor, los tres metros de multicapa, el mecanismo que cambiaste de paso. Si se apunta al final del día y de memoria, una parte se pierde. No por mala fe: por cansancio. Lo contamos con detalle en el material que sale de la furgoneta y nunca se factura. La solución es que el material entre en la línea del parte mientras se usa.
3. Fotos de antes y de después
La mancha de humedad antes de abrir. La tubería picada. La instalación terminada y limpia. Dos fotos resuelven más discusiones que cualquier explicación, y sirven al siguiente técnico que vaya a esa casa. Qué más debe recoger un parte hecho en el móvil, campo a campo, está en el parte de trabajo en el móvil.
4. Cobrar el desplazamiento con su tarifa
En avisos pequeños el desplazamiento es una parte grande de la factura. Si depende de que alguien se acuerde de añadirlo, a veces no se añade. Tiene que ser una línea del parte con tu tarifa, que salga sola. Cómo calcular cuánto cobrar por él lo explicamos en cuánto cobrar por el desplazamiento de un técnico.
5. Facturar el mismo día
El cliente particular paga mejor cuando la factura llega mientras todavía recuerda que le arreglaste la fuga. Una semana después, la misma factura se discute. El parte cerrado tiene que convertirse en factura sin volver a teclearlo, porque cada vez que alguien copia un parte a mano aparece una hora de menos o una pieza que no estaba. Y la oficina, que en una empresa como la tuya suele ser una sola persona, tiene cosas mejores que hacer que transcribir.
6. Llevar clientes con varias direcciones
Las comunidades, los administradores de fincas y las empresas con varios locales son clientes recurrentes y valen oro. El programa tiene que poder colgar de un mismo cliente varias direcciones de servicio y el historial de cada una, sin duplicar fichas.
7. Decirte con claridad lo que no hace
Esta es la que nadie pone en su lista. Un programa de gestión de avisos no es un programa de boletines. Si alguien te promete las dos cosas en el mismo paquete, pregunta bien. En nuestro caso lo decimos claro: PlanerSat no emite boletines ni certificados oficiales de instalación, ni calcula instalaciones. Organiza los avisos, los partes y la factura.
Cómo se ve en la práctica
La página de software para instaladores de electricidad, fontanería y gas tiene un ejemplo que resume las siete: una fuga en un baño con desplazamiento, dos horas de mano de obra, tubería y racores. Con el material apuntado en el momento, el parte recoge veinticinco euros que antes se quedaban en la furgoneta. Las cifras son inventadas, pero el patrón te sonará. En PlanerSat ese parte lo cierra el técnico con la firma del cliente y la factura sale con PlanerGes, preparada para VeriFactu.
Antes de decidir
Estas siete cosas se comprueban mejor con tus propios avisos que con un ejemplo: pide una demo de PlanerSat y trae el último parte que se te quedó corto. En tarifas verás qué plan cubre cada punto de la lista.