Con una empresa, la factura a treinta días es lo normal. Con un particular, no. El particular que no paga cuando el técnico termina se olvida, se va de vacaciones, discute la hora de más o, en el peor caso, deja de contestar al teléfono. Cobrar en el acto no es desconfiar del cliente. Es cerrar el trabajo del todo.
Estas son seis formas de hacerlo, de la más cómoda a la de último recurso.
1. Tarjeta con datáfono al terminar
La más limpia. El técnico cierra el parte, el cliente firma y paga con tarjeta en la cocina.
- A favor: cobro inmediato, sin cambio ni justificantes aparte.
- En contra: la comisión del banco, un datáfono por técnico y alguna cocina sin cobertura.
Si la mayoría de tus avisos son de particulares, suele compensar. Pregunta a tu banco por las condiciones antes de decidirte.
2. Transferencia inmediata en el momento
El cliente hace la transferencia desde el móvil mientras el técnico recoge.
- A favor: sin datáfono y con poco coste.
- En contra: depende de que el cliente sepa hacerla y de su banco. Y una captura de pantalla no es un cobro: la oficina tiene que ver el ingreso.
Funciona bien si el importe y el número de cuenta ya van en el documento que recibe el cliente, para que no haya que dictar nada.
3. Efectivo, con recibo
Sigue existiendo y hay clientes que lo prefieren.
- A favor: inmediato.
- En contra: el técnico lleva dinero encima, hay que dar cambio y la caja se cuadra a mano.
Si lo aceptas, que siempre haya un recibo o la factura con la mención de pagado, y que la oficina lo cuadre ese mismo día.
4. Factura el mismo día, con vencimiento corto
Cuando no se puede cobrar allí, la siguiente mejor opción es que la factura llegue ese mismo día, con un vencimiento de pocos días.
- A favor: formal y sin tensión en casa del cliente.
- En contra: el plazo se estira si nadie lo persigue.
Lo que marca la diferencia es el día de emisión. Por qué cada día de retraso en facturar es un día más en cobrar está contado en facturar el mismo día.
5. Señal cuando hay que pedir una pieza
Si la reparación necesita un repuesto que hay que pedir, pedir una parte por adelantado evita el cliente que cambia de opinión con la pieza ya en el almacén.
- A favor: protege la compra del repuesto.
- En contra: hay que explicarlo bien y dejarlo por escrito.
6. El parte firmado como conformidad
No es una forma de pago, pero sostiene todas las demás. Un parte con el trabajo realizado, el material, el importe y la firma del cliente es la prueba de que el cliente vio lo que se hizo y estuvo de acuerdo. Qué hacer cuando no hay nadie para firmar o el cliente se niega lo contamos en la firma del cliente en el parte.
En electrodomésticos hay además una regla que ahorra discusiones: el RD 58/1988 exige presupuesto previo por escrito, salvo renuncia del cliente, y la factura tiene que ajustarse a él. Si el presupuesto está aceptado, lo que se cobra no sorprende a nadie. El detalle está en si es obligatorio dar presupuesto antes de reparar.
Y si no paga
Pasa poco si se han hecho bien los pasos anteriores, pero pasa.
- Una llamada al día siguiente del vencimiento. Amable. Casi siempre es un olvido.
- Un recordatorio por escrito con la factura y el parte firmado adjuntos.
- Nada de nuevas visitas a ese cliente hasta que esté al día, salvo lo que cubra una garantía.
- La vía formal, con tu asesoría, cuando el importe lo justifique.
Cómo encaja en PlanerSat
PlanerSat no cobra al cliente por ti: el cobro se hace con el medio que elijas. Lo que sí hace es que el técnico cierre el parte en el móvil con el material, las fotos y la firma, y que la factura salga de ese parte con PlanerGes el mismo día, sin esperar a que el papel llegue a la oficina.
Quien repara electrodomésticos en casa de particulares tiene en software para SAT de electrodomésticos el recorrido de una lavadora con dos visitas, del aviso al parte cerrado. Y para el lado del dinero, la lectura siguiente es facturar el mismo día y lo que cambia en tu tesorería.