El certificado anual de mantenimiento se escribe en una tarde. Lo que lleva semanas es reunir lo que tiene que respaldarlo: qué operaciones se hicieron en cada instalación, cuándo, quién las hizo y qué incidencias quedaron abiertas. Si esa búsqueda empieza la tercera semana de diciembre, el certificado sale, pero sale con huecos.
Esta guía propone hacerlo al revés: usar octubre y noviembre para tener cada instalación documentada, de modo que en diciembre solo quede firmar.
Antes de empezar: qué es y quién lo firma
El Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios (RITE, RD 1027/2007, modificado por el RD 178/2021) pide en su artículo 28 un certificado anual de mantenimiento. Es el documento que resume el año de mantenimiento de una instalación y lo suscribe la empresa mantenedora, que es quien responde de lo que firma. Si la instalación tiene director de mantenimiento (el RITE lo exige a partir de 5.000 kW de calor o 1.000 kW de frío), revisa en ese mismo artículo cómo interviene.
El contenido exacto del certificado, su validez y a quién se entrega están en el texto consolidado del RITE en el BOE. Léelo antes de preparar tu modelo: esta guía trata de cómo llegar con los datos, no sustituye al artículo.
Dos piezas del reglamento sostienen el certificado:
- El artículo 26, que decide qué instalaciones mantiene una empresa habilitada (de 5 a 70 kW) y cuáles necesitan además contrato de mantenimiento (más de 70 kW). Si tienes dudas sobre en qué tramo está cada cliente, las tablas de potencia están en RITE para empresas de climatización.
- El artículo 27, que exige un registro de operaciones de mantenimiento que se conserva al menos cinco años. El certificado del año sale de ese registro; cómo llevarlo sin archivadores lo contamos en registro de operaciones del RITE.
Paso 1. Primera semana de octubre: la lista de instalaciones
Saca la lista de todas las instalaciones que mantienes y que necesitarán certificado este año. Para cada una, anota:
- Titular y dirección.
- Potencia y tramo del artículo 26.
- Si hay contrato de mantenimiento y su fecha de renovación.
- Técnico o equipo que la atiende.
Después de esta semana tienes el perímetro. Todo lo que no esté en la lista no existe para el resto del proceso, así que compárala con la cartera de contratos y con la facturación del año.
Paso 2. Segunda semana de octubre: revisiones hechas frente a previstas
Para cada instalación, compara las operaciones que marcaba su programa de mantenimiento (las periodicidades de la IT 3 y las que pactaste en el contrato) con las que realmente constan en el registro.
Aquí aparecen tres tipos de huecos:
- Revisiones hechas sin parte: el técnico fue, pero el papel no llegó a la oficina.
- Revisiones pendientes: no se hicieron y todavía hay tiempo de hacerlas antes de fin de año.
- Revisiones que no se van a hacer: el cliente no dio acceso, el equipo estaba parado o se dio de baja.
Cada hueco necesita una respuesta distinta, y octubre es el último mes en que la segunda todavía cabe en la agenda sin empujones.
Paso 3. Segunda quincena de octubre: planificar lo que falta
Mete en la planificación las revisiones pendientes del paso 2. Agrúpalas por zona y reserva sitio para las urgencias de calefacción, que en noviembre empiezan a apretar. Si una instalación no se va a poder completar, deja constancia escrita del motivo: el certificado tiene que contar lo que pasó, no lo que se previó.
Paso 4. Noviembre: incidencias abiertas
Repasa las incidencias de cada instalación que siguen sin cerrar: un repuesto pedido, una deficiencia comunicada al titular, una mejora propuesta. Antes de firmar el certificado conviene saber qué se ha resuelto y qué no, y tener comunicado por escrito al titular lo que queda pendiente de su parte.
Paso 5. Última semana de noviembre: el borrador de cada certificado
Con los pasos anteriores hechos, redacta el borrador de cada certificado a partir del registro de operaciones. Si usas un modelo propio, compruébalo contra el artículo 28 una vez al año, no una vez por certificado.
Paso 6. Diciembre: revisión y firma
Diciembre queda para revisar, firmar y entregar. Si en tu empresa los certificados se preparan con el cierre del año natural, este calendario encaja tal cual; si tus contratos siguen otro calendario, desplaza los pasos y mantén la distancia de dos meses.
Checklist para copiar
Por instalación, antes de firmar:
- Titular, dirección y potencia comprobados.
- Tramo del artículo 26 y contrato de mantenimiento vigente, si aplica.
- Todas las operaciones previstas del año, hechas o justificadas.
- Cada operación con fecha, técnico y resultado en el registro.
- Equipos de la instalación con marca, modelo y número de serie.
- Incidencias abiertas comunicadas por escrito al titular.
- Borrador del certificado revisado contra el artículo 28.
- Copia archivada junto al registro de operaciones, para los cinco años del artículo 27.
Las operaciones de cada equipo salen mejor si la revisión tiene su propia lista de puntos; cómo diseñarla por tipo de equipo está en checklist de mantenimiento preventivo.
Errores de última hora
- Reconstruir el año desde la facturación. Una factura dice que se cobró una revisión, no qué se revisó ni con qué resultado.
- Certificar lo previsto. Si una revisión no se hizo, el certificado no puede darla por hecha.
- Olvidar las bajas. Un equipo sustituido en junio no debería aparecer en diciembre como revisado.
- Firmar sin mirar las incidencias. Una deficiencia abierta sin comunicar al titular es justo lo que no debería descubrirse en una inspección.
Qué hace un programa y qué no
Un programa de servicio técnico no firma certificados, y es mejor decirlo claro: PlanerSat no emite certificados oficiales. Lo que sí hace es que el paso 2 deje de ser una búsqueda. Cada equipo instalado tiene su ficha con marca, modelo, número de serie y su historial de partes, y cada contrato de mantenimiento genera sus revisiones en las fechas pactadas. En octubre, la pregunta «qué falta por hacer» se responde con un filtro, y el informe de intervención de cada parte queda guardado junto al equipo. Hay un ejemplo del flujo en la página de software para climatización.
Para llegar a diciembre con todo reunido
Los equipos instalados con historial, los contratos de mantenimiento con sus revisiones y las garantías, que es lo que necesitas para que el registro esté completo cuando llegue la firma, están en el plan Standard de PlanerSat, 198 €/mes sin permanencia. Lo tienes detallado en tarifas, y en una demo te enseñamos cómo queda el año de una instalación con tus propios contratos.