Las demos se parecen mucho entre sí. Alguien comparte pantalla, los datos de ejemplo están impecables, el técnico ficticio cierra un parte en diez segundos y todo funciona a la primera. Al terminar tienes una impresión, que es justo lo que no necesitas. Necesitas respuestas.
Estas son las nueve preguntas que conviene llevar apuntadas. Caben en una hoja y cambian bastante lo que sacas de una hora de videollamada.
1. ¿Me lo enseñas con mis avisos?
Lleva tres avisos reales de la semana pasada: uno sencillo, uno con repuesto pendiente y uno de un cliente con contrato. Si el programa se atasca con los tuyos, se atascará igual en tu oficina. Un proveedor que confía en lo que vende no tiene problema en salirse del guion.
2. ¿Cuánto me cuesta un técnico más?
No preguntes solo el precio de hoy. Pregunta qué pasa cuando contratas a alguien para el verano, cuando entra un aprendiz o cuando un autónomo te echa una mano dos meses. El precio por usuario parece pequeño hasta que multiplicas. Y pregunta si un técnico que solo usa el móvil cuenta igual que una persona de oficina que usa el programa entero: la respuesta cambia mucho la cuenta final.
3. ¿Hay permanencia? ¿Y la implantación se paga aparte?
Dos preguntas que muchos no hacen por vergüenza y luego lamentan. Pide que te lo digan con números y por escrito: cuota, mínimo de meses, coste de puesta en marcha y de formación.
4. ¿Puedo firmar yo, ahora, en el móvil?
Pide el enlace o la aplicación y haz tú el papel del cliente. Firma en la pantalla, haz una foto, añade una pieza. Si en tu mano cuesta, en la de un técnico con guantes en un cuarto de calderas costará más. Qué tiene que recoger ese parte para que sirva lo cuenta la guía de los campos del parte de trabajo en el móvil.
5. ¿Cuántos pasos hay del parte cerrado a la factura?
Cuéntalos. Si hay que exportar, copiar, abrir otro programa o volver a teclear líneas, cada factura seguirá llegando tarde. Lo que se gana cuando se factura el mismo día que se cierra el parte está explicado en por qué facturar el mismo día cambia tu tesorería.
6. ¿La factura está preparada para VeriFactu?
Pregunta con fecha. Según el RDL 15/2025, las sociedades tienen que usar un sistema de facturación adaptado desde el 1 de enero de 2027 y el resto de contribuyentes, autónomos incluidos, desde el 1 de julio de 2027. Si la respuesta es «lo estamos preparando», pide un compromiso con fecha.
7. ¿Dónde veo el material que ha gastado el técnico?
El material que no se apunta no se cobra. Mira si las piezas se eligen del catálogo con su precio o se escriben a mano, y si luego aparecen en la factura sin que la oficina las tenga que buscar.
8. ¿Qué sé de un equipo cuando llego a él?
Pide que abran la ficha de un equipo instalado y enseñen su historial: marca, modelo, número de serie, garantía e intervenciones anteriores. Para un servicio técnico de maquinaria o de climatización con contratos, esta pantalla vale más que cualquier gráfico del panel de inicio.
9. Si un día me voy, ¿cómo salen mis datos?
Parece una pregunta de pesimista y es de persona prudente. Clientes, equipos, historial y facturas son tuyos. Pregunta en qué formato te los dan y si cobran por ello.
Antes de la demo, una cosa
Si todavía no has decidido si te hace falta un programa o puedes seguir con la hoja de cálculo y el grupo de WhatsApp, empieza por la comparativa de Excel, WhatsApp y papel frente a un programa de SAT. Una demo rinde el doble cuando ya sabes qué problema quieres resolver.
Y para la nuestra
En la demo de PlanerSat trabajamos con los avisos que traigas, no con un guion. Si tu servicio técnico lleva mantenimientos, el plan que encaja suele ser el Standard: 198 €/mes, sin permanencia, con avisos, partes, factura desde el parte y, además, equipos instalados con historial, contratos de mantenimiento y garantías. El detalle de cada plan está en las tarifas de PlanerSat, y en la página de demo eliges el hueco que te venga bien. Trae la lista apuntada: preferimos contestarla entera. Si lo tuyo son las cocinas industriales y las máquinas que no pueden parar, mira también el software para servicio técnico de maquinaria.