El miedo más repetido cuando un servicio técnico piensa en cambiar de programa no es el precio ni la curva de aprendizaje. Es perder el histórico: años de clientes, direcciones, equipos instalados y contratos que hoy viven en hojas de cálculo, en un programa antiguo o en la memoria de quien lleva la oficina. Es un miedo razonable. Y tiene solución si la migración se prepara como un pequeño proyecto, con orden, en lugar de como una tarde de copiar y pegar.
Esta guía está pensada para quien ya ha decidido cambiar. Si todavía estás valorando si merece la pena, empieza por la comparativa entre Excel, WhatsApp y papel frente a un programa de SAT. Si ya lo tienes claro, estos son los nueve pasos.
Paso 1. Haz el inventario de dónde están tus datos
Antes de migrar nada, averigua dónde está cada cosa. En un servicio técnico típico, los datos están repartidos en más sitios de los que parece.
Checklist de lugares donde buscar:
- [ ] La hoja de cálculo de clientes (y sus copias: «clientes_2024», «clientes_buena»).
- [ ] El programa de facturación actual.
- [ ] El programa de SAT anterior, si lo hay.
- [ ] La agenda del móvil del gerente y de los técnicos.
- [ ] Los talonarios de partes en papel.
- [ ] Los contratos firmados, en papel o en PDF.
- [ ] Las tarifas: lista de precios, precio de la hora, desplazamientos.
- [ ] Lo que solo sabe una persona.
El último punto es el más importante y el más difícil. Siéntate con el técnico veterano y con quien lleva la oficina y pregúntales qué saben que no esté escrito en ningún sitio.
Paso 2. Decide qué migras y qué archivas
No todo tiene que pasar al programa nuevo. Migrar demasiado es tan malo como migrar poco: ensucia la base de datos desde el primer día.
Sí se migra:
- Clientes activos, con sus datos fiscales.
- Direcciones de servicio (una empresa puede tener varias).
- Equipos instalados, con marca, modelo, número de serie, ubicación, fecha de instalación y fin de garantía.
- Contratos vigentes, con su fecha de fin, sus revisiones y los equipos que cubren.
- Artículos y tarifas: repuestos habituales, mano de obra, desplazamiento.
- Avisos abiertos el día del corte.
No se migra, se archiva:
- Partes antiguos en papel. Escanéalos por año y por cliente, guárdalos en una carpeta ordenada y deja el papel en cajas etiquetadas. Teclearlos no compensa.
- Clientes sin actividad en varios años. Guárdalos en una hoja aparte por si vuelven.
- Contratos vencidos que no se van a renovar.
- Facturas emitidas en el programa anterior. Siguen en ese programa, que conviene conservar en modo consulta el tiempo que marque la ley para tus libros.
Lo que cuenta del histórico de un equipo no son los partes viejos uno a uno, sino su ficha bien hecha. Qué datos debe tener está en el artículo sobre el historial del equipo.
Paso 3. Limpia antes de cargar
Es el paso que más se salta y el que más problemas evita. Cada error que cargues en el programa nuevo lo vas a encontrar después en un aviso, en un parte o en una factura.
Checklist de limpieza:
- [ ] Clientes duplicados: el mismo cliente escrito de tres formas.
- [ ] NIF que faltan o están mal.
- [ ] Direcciones incompletas: sin código postal, sin piso, sin población.
- [ ] Teléfonos antiguos.
- [ ] Equipos sin número de serie o con la marca escrita de formas distintas.
- [ ] Contratos sin fecha de fin clara.
- [ ] Artículos repetidos con precios distintos.
Reparte la limpieza por bloques y dale a cada persona el suyo. Una semana de limpieza bien hecha ahorra meses de correcciones.
Paso 4. Prepara una plantilla por tipo de dato
Una hoja por cada cosa que vas a migrar, con una fila por registro y una columna por dato. No mezcles clientes y equipos en la misma hoja.
Antes de rellenar las plantillas, pregunta al proveedor del programa nuevo en qué formato necesita los datos y quién hace la carga. Esa pregunta interesa hacerla ya en la demo, junto con la contraria: cómo te llevarías los datos si un día te vas. Las dos están en la lista de preguntas para una demo de software SAT.
Paso 5. Carga en el orden correcto
Los datos dependen unos de otros. Un equipo necesita un cliente; un contrato necesita un cliente y sus equipos. Si cargas en otro orden, tendrás registros huérfanos.
Orden recomendado:
- Artículos y tarifas.
- Clientes.
- Direcciones de servicio de cada cliente.
- Equipos instalados, vinculados a su cliente y a su dirección.
- Contratos de mantenimiento, vinculados a sus equipos.
- Avisos abiertos.
Después de cada bloque, para y revisa antes de pasar al siguiente.
Paso 6. Comprueba con una muestra
No te fíes de los totales. Que haya 412 clientes en el programa viejo y 412 en el nuevo no significa que estén bien. Escoge diez clientes al azar, de distintos tipos, y compara uno por uno.
Checklist de la muestra:
- [ ] Datos fiscales correctos.
- [ ] Todas sus direcciones.
- [ ] Todos sus equipos, cada uno en su dirección.
- [ ] Sus contratos, con la fecha de fin correcta y los equipos cubiertos.
- [ ] Sus tarifas especiales, si las tiene.
Si en diez clientes aparecen dos errores, revisa el bloque entero antes de seguir.
Paso 7. Haz un piloto con un técnico
Antes de cambiar a toda la empresa, elige un técnico y trabaja con él una o dos semanas en el programa nuevo. Mejor si es un técnico con buena disposición y variedad de trabajo, no necesariamente el más joven.
Durante el piloto:
- La oficina registra en el programa nuevo los avisos de ese técnico.
- El técnico cierra sus partes en el móvil.
- Los partes se facturan desde el programa nuevo.
- Todo lo demás sigue como siempre.
Al final del piloto, reúnete con el técnico y con la oficina. Apunta qué ha faltado, qué datos estaban mal y qué hay que explicar mejor al resto del equipo. Mide también cuánto tarda un parte en convertirse en factura con el sistema nuevo: si ese tiempo no baja, algo del circuito no está bien montado, y es mucho mejor descubrirlo con un técnico que con ocho.
Paso 8. Fija el día de corte
El día de corte es el día a partir del cual todo entra en el programa nuevo y nada en el viejo. Es mejor que sea:
- Un lunes, para empezar la semana con el sistema nuevo.
- Fuera de temporada alta. En climatización, nunca en julio.
- Lejos del cierre de trimestre, para no mezclar el cambio con la declaración de IVA.
Antes del día de corte:
- [ ] Carga los avisos abiertos que queden.
- [ ] Actualiza los contratos que se hayan renovado durante el piloto.
- [ ] Explica el funcionamiento al resto de técnicos, en una sesión corta con sus propios móviles.
El día de corte:
- [ ] El programa viejo pasa a solo consulta.
- [ ] Todo aviso nuevo entra en el programa nuevo.
Paso 9. Acompaña las primeras semanas
Los primeros días aparecerán datos que se escaparon a la limpieza: un teléfono antiguo, un equipo en la dirección equivocada. Es normal. Lo importante es que se corrijan en el momento y que alguien concreto sea responsable de hacerlo.
Después de las dos primeras semanas:
- [ ] Revisa los avisos abiertos por antigüedad.
- [ ] Comprueba que todos los partes cerrados se han facturado.
- [ ] Pregunta a cada técnico qué le cuesta más.
- [ ] Decide qué hacer con las hojas de cálculo antiguas. Lo recomendable es archivarlas para que nadie las siga usando por costumbre.
Qué esperar de PlanerSat en una migración
En PlanerSat, lo que migras encaja en estructuras que ya existen: clientes y direcciones de servicio compartidos con PlanerGes, equipos instalados con su número de serie, garantía e historial, y contratos de mantenimiento que generan sus revisiones. No te vamos a prometer aquí una herramienta de importación concreta, porque depende de dónde estén tus datos: pregunta en la demo cómo se cargan los tuyos, en qué formato y quién lo hace. Es la mejor forma de saber si el paso 5 te va a llevar una tarde o una semana.
Si tu servicio técnico es de electrodomésticos, con muchos equipos de particulares y garantías que controlar, la página de software para SAT de electrodomésticos muestra cómo quedan los datos una vez dentro.
Para una migración con equipos instalados, contratos y garantías, el plan que encaja es el Standard, 198 €/mes sin permanencia, que incluye todo eso además de avisos, partes y factura desde el parte: puedes verlo en las tarifas. Y si quieres plantear la migración con tus propios datos antes de decidir, reserva una demo y trae una muestra de tu hoja de clientes.