El paso más difícil de un servicio técnico que deja el papel no es elegir programa. Es convencer a los técnicos de que el parte ya no se escribe en un talonario. Las apps de formularios móviles resuelven ese paso muy bien: se monta un formulario con los campos del parte de siempre, se instala en los teléfonos y en poco tiempo los partes llegan a la oficina ordenados y legibles.
Por eso Kizeo Forms aparece tanto en las búsquedas de quien quiere digitalizar sus partes. Y por eso interesa hacerse la pregunta que viene después: cuando el parte llega a la oficina, ¿qué se hace con él?
Qué es una app de formularios y qué es un software SAT
Una app de formularios digitaliza documentos: sustituye el papel por una pantalla y entrega el resultado en un formato ordenado. Lo que la empresa haga con ese resultado queda fuera de la app.
Un software de SAT digitaliza el circuito: el aviso que entra, el técnico al que se asigna, el equipo del cliente con su historial, el contrato que lo cubre, el parte que se cierra y la factura que sale de él. El parte es una pieza de ese circuito, no su final.
Las dos cosas se parecen en el móvil del técnico. Se separan en la mesa de la oficina.
Kizeo Forms
Kizeo Forms es una aplicación francesa de formularios móviles. Se usa para partes de trabajo, checklists y otros documentos que hoy se rellenan en papel. No es un ERP ni un programa de gestión de servicio técnico, ni lo pretende.
Lo que hace bien
- Formularios a medida. Cada empresa diseña el suyo con los campos que necesita, sin programar.
- Rapidez de puesta en marcha. Un parte o una checklist se montan en poco tiempo.
- Versatilidad. El mismo producto sirve para el parte de avería, la checklist de revisión y otros documentos de la empresa.
Precio
Cobra por usuario y mes, con descuento si se paga el año por adelantado; la cifra vigente está en su web. Es un modelo por usuario: cada técnico que rellena formularios cuenta.
FIELDEAS Forms, la alternativa española similar
FIELDEAS es una empresa española, con sede en Santander y Madrid, que desarrolla una plataforma de movilidad y servicio de campo para empresas medianas y grandes. Su producto FIELDEAS Forms cubre el mismo terreno que Kizeo: formularios móviles configurables para partes, checklists e inspecciones, con la ventaja de un proveedor español para quien lo valore. También cobra por usuario.
Qué pasa con el parte después de enviarlo
Aquí está la diferencia que importa a un servicio técnico. Con una app de formularios, el parte llega a la oficina como un documento. A partir de ahí, alguien tiene que:
- Buscar a qué aviso corresponde, si el aviso estaba en otro sitio (una libreta, un calendario, un WhatsApp).
- Pasar el material y las horas al programa de facturación, línea a línea.
- Comprobar si el equipo estaba en garantía o en contrato, consultando otra hoja.
- Guardar la intervención en el historial del equipo, si ese historial existe en alguna parte.
- Programar la siguiente revisión del contrato, si nadie se olvida.
Es el doble tecleo de siempre, con mejor letra. En la plantilla de parte de trabajo en Excel describimos los tres límites que ninguna plantilla supera, y un formulario móvil es, en el fondo, una plantilla mucho mejor hecha: resuelve la captura, no lo que viene después.
Con un software de SAT, el parte ya está enganchado al aviso, al cliente, al equipo y al contrato cuando el técnico lo abre. Al cerrarlo, el material sale del catálogo con su precio, la intervención se suma al historial y la factura se genera del propio parte. Qué campos debe llevar ese parte para que sirva a la oficina, al cliente y al siguiente técnico está en el parte de trabajo en el móvil: qué debe recoger.
Tabla comparativa
| Criterio | Kizeo Forms / FIELDEAS Forms | PlanerSat |
|---|---|---|
| A quién va dirigido | Cualquier empresa que quiera sustituir documentos en papel | Empresas de servicio técnico que trabajan en casa del cliente |
| Parte en el móvil | Formulario a medida, diseñado por la empresa | Parte de trabajo con horas, material, fotos y firma del cliente |
| Avisos y asignación a técnicos | No es su función principal | Avisos con prioridad y estado, asignados a un técnico |
| Equipos instalados e historial | No es su función | Equipos con marca, modelo, número de serie, garantía e intervenciones |
| Contratos de mantenimiento | No es su función | Contratos con revisiones periódicas y garantías |
| Facturación y VeriFactu | No es su función: el documento se pasa a otro programa | Factura desde el parte con PlanerGes, preparada para VeriFactu |
| Modelo de precio | Por usuario | Por plan, sin permanencia |
| Puesta en marcha | Muy rápida para el formulario | Carga de clientes, equipos y contratos, con ayuda en la implantación |
La tabla recoge lo que cada fabricante publica. «No es su función» no es un defecto: es que no están hechas para eso.
Veredicto por perfil
Te encaja mejor una app de formularios si:
- Lo que quieres digitalizar son documentos: inspecciones, checklists, albaranes, partes sueltos.
- Ya tienes resuelto el resto del circuito (avisos, contratos, facturación) en otro sistema que funciona.
- Tu empresa no es un servicio técnico, o el servicio técnico es una parte pequeña de ella.
Te encaja mejor un software SAT como PlanerSat si:
- Vives de avisos, reparaciones y contratos de mantenimiento, y cada parte acaba en una factura.
- Quieres que el parte llegue a la oficina ya enganchado al aviso, al equipo y al contrato.
- Te cansa volver a teclear en la oficina lo que el técnico ya escribió en el móvil.
- Prefieres pagar por plan y no sumar un coste por cada técnico que entra.
Hay un tercer caso, el de la empresa que entra en una categoría distinta: si lo que mantienes son activos propios y no equipos de clientes, ni una cosa ni otra, y la comparación útil es la de Fracttal o un software SAT.
La prueba de la oficina
En la demo de cualquiera de los dos, no mires solo el móvil del técnico. Pide que te enseñen la mesa de la oficina diez minutos después de cerrar el parte: dónde está, qué hay que hacer con él y cuánto falta para que sea una factura.
La app con firma y fotos dentro de la gestión completa, con planificación de técnicos, rutas y stock en furgoneta, viene en el plan Profesional de PlanerSat: cuesta 399 €/mes sin permanencia y lo tienes detallado en las tarifas. Para hacer esa prueba de la oficina con tus propios partes, reserva una demo; y si eres instalador, la página de software para empresas de instalaciones enseña el parte que antes se quedaba corto.