«¿Me sirve Holded para llevar el servicio técnico?» es una pregunta que se hacen muchas pymes que ya lo usan para facturar y que, al crecer el número de técnicos, empiezan a notar que algo no encaja. La respuesta corta es que depende de cuánto pese el trabajo de campo en tu negocio. La larga necesita criterios, y es la que sigue.
Qué es Holded y qué hace bien
Holded (holded.com) es un programa español de facturación y gestión para pymes, hoy dentro del grupo Visma. Está pensado para empresas de cualquier sector: emitir facturas, llevar clientes y proveedores y tener la gestión administrativa ordenada en un mismo sitio. Para una pyme que vende productos o servicios de oficina, es una opción sólida y conocida, con la ventaja añadida de ser un producto español pensado para la fiscalidad y las costumbres de la pyme de aquí. Ese carácter generalista es su virtud y, para un servicio técnico, también su límite.
Lo que un servicio técnico necesita además
Un SAT no gira alrededor de la factura, sino de lo que pasa antes de ella. Hay cuatro piezas que un programa de gestión generalista no está planteado para cubrir:
- El aviso como unidad de trabajo. Entra con un cliente, una dirección de servicio, un equipo y una prioridad, y pasa por estados hasta cerrarse.
- El equipo instalado. La caldera, el split o la cámara frigorífica del cliente, con su marca, modelo, número de serie, garantía e historial de intervenciones.
- El parte en el móvil. Horas, material, fotos y firma del cliente recogidos en el sitio, no reconstruidos después en la oficina.
- Los contratos con revisiones periódicas. Que generen sus visitas en fecha sin depender de que alguien se acuerde.
Holded no se presenta como un programa de servicio técnico de campo y no está construido alrededor de estas cuatro piezas. No es un defecto: es otro producto para otro problema.
La costura: dos programas y un retecleo
Lo que ocurre en la práctica es conocido. El servicio técnico lleva los avisos en WhatsApp, en una hoja de cálculo o en un talonario de partes, y la oficina vuelve a teclear cada parte en el programa de facturación. Holded, Sage, un programa de escritorio o la gestoría: la herramienta cambia, la costura es la misma.
Esa costura tiene tres costes. El primero es el tiempo de oficina que se va en copiar. El segundo, los errores: la hora que no se pasó, el material que se quedó en el papel. El tercero, el retraso, porque la factura no sale hasta que el parte llega a la mesa de alguien. Cuánto dinero se queda parado en ese intervalo lo contamos en facturar el mismo día. Y en qué momento Excel, WhatsApp y el papel dejan de dar para más lo analizamos en la comparativa entre Excel, WhatsApp y papel frente a un programa de SAT.
Tabla de criterios
| Criterio | Holded | PlanerSat |
|---|---|---|
| A quién va dirigido | Pymes de cualquier sector | Servicios de asistencia técnica: climatización, electrodomésticos, maquinaria, instalaciones e informática |
| Avisos con estado y prioridad | No es su enfoque | Sí, núcleo del producto |
| Equipos instalados con historial y garantía | No es su enfoque | Sí, desde el plan Standard |
| Parte en el móvil con firma y fotos | No es su enfoque | Sí, app móvil en el plan Profesional |
| Contratos con revisiones periódicas | No es su enfoque | Sí, desde el plan Standard |
| Facturación | Sí, es su punto fuerte | Con PlanerGes, en la misma suite, desde el parte y preparada para VeriFactu |
| Precio y modelo | Consúltalo en su web | Precio por plan publicado, sin permanencia |
| Idioma y soporte | Español | Español, equipo en España |
La fila decisiva es la de la facturación. Holded factura muy bien, pero lo que factura hay que llevárselo. En PlanerSat el parte cerrado por el técnico se convierte en factura con PlanerGes sin volver a teclear nada, porque los dos programas comparten clientes y artículos dentro de la misma suite.
Veredicto por perfil de empresa
Empresa que factura sobre todo en oficina y sale poco a casa del cliente. Holded probablemente le basta. Si los desplazamientos son ocasionales y no hay equipos que mantener ni contratos de revisión, añadir un programa de servicio técnico sería complicarse.
Servicio técnico con dos a diez técnicos en la calle. Aquí la costura empieza a pesar. Cada técnico genera varios partes al día y cada parte es una transcripción en la oficina. Un programa vertical con la facturación dentro elimina ese paso.
Servicio con contratos de mantenimiento y parque de equipos. El criterio que manda es la memoria del equipo: su historial, su garantía y la próxima revisión. Un programa de gestión generalista no guarda eso, y una hoja de cálculo paralela acaba desactualizada.
Empresa que ya tiene Holded y está contenta con él para la administración. La pregunta útil es cuántas horas de oficina se van cada semana en retecleo. Si son pocas, no hay prisa. Si son muchas, la cuenta la tienes hecha: multiplica esas horas por lo que te cuesta la persona que las dedica.
Cuándo encaja mejor cada uno
Holded encaja mejor en empresas cuyo trabajo principal no ocurre en casa del cliente, que valoran un programa generalista para toda la gestión y que no necesitan historial de equipos ni revisiones periódicas.
PlanerSat encaja mejor en servicios técnicos que viven del aviso, el parte y el contrato de mantenimiento, y que quieren que la factura salga del trabajo hecho sin pasar por la transcripción. Si estás comparando varias opciones del mismo tipo, también hemos puesto frente a frente a STEL Order y PlanerSat, otro programa español con enfoque de servicios. Y si tu empresa hace sobre todo instalaciones de electricidad, fontanería o gas, la página de software para instaladores muestra el recorrido completo del aviso a la factura.
Pruébalo con tus datos
La mejor forma de saber si la costura desaparece es verlo con un aviso tuyo de esta semana. En la demo de PlanerSat lo recorremos de principio a fin, del aviso al parte firmado y a la factura. Lo que incluye cada plan está en tarifas.