Domiciliar las cuotas de un contrato de mantenimiento parece un trámite de banco. En la práctica es un procedimiento con seis pasos, y casi todos los disgustos vienen de saltarse uno. El más frecuente: dar por cobrada una cuota el día que se envía la remesa.
Esta guía está pensada para la persona de la oficina que lleva los contratos. No entra en la normativa SEPA ni en plazos legales: explica el orden de las cosas y lo que hay que comprobar en cada momento. Si todavía estás decidiendo si cobrar por cuota anual, mensual o por revisión, empieza por cómo cobrar las revisiones periódicas, donde se comparan los modelos; aquí damos por hecho que ya hay cuota.
Antes de empezar: qué tienes que tener
Revisa esta lista antes de domiciliar el primer recibo:
- [ ] Los contratos de mantenimiento vigentes, con su importe y su periodicidad de cobro.
- [ ] El IBAN de cada cliente, comprobado con él y no copiado de una factura antigua.
- [ ] El mandato firmado de cada cliente (paso 1).
- [ ] Tu banco dado de alta para emitir adeudos, con las condiciones que te aplique.
- [ ] Una persona responsable de mirar los abonos y las devoluciones cada semana.
Paso 1. Consigue el mandato firmado, con su fecha real
El mandato es la autorización del cliente para que le cargues los recibos en su cuenta. Sin él no hay domiciliación. Tres reglas prácticas:
- Se firma al contratar, junto con el contrato de mantenimiento. Pedirlo después cuesta el triple.
- La fecha es la de la firma de verdad. No la de hoy porque te conviene, ni la del alta del cliente en el programa. Es un dato que se consulta si hay una reclamación.
- Se archiva donde se encuentre. El papel escaneado junto a la ficha del cliente, no en una carpeta de correo.
Si un cliente antiguo pagaba por transferencia y ahora quieres domiciliarle, pídele el mandato y no le cargues nada hasta tenerlo.
Paso 2. Fija el calendario de cuotas
Cada contrato tiene que decir cuándo se cobra: el día del mes, o el mes del año si la cuota es anual. Es mejor agrupar:
- Un solo día de cobro al mes para todas las cuotas mensuales, por ejemplo el día 5.
- Las anuales en el mes de renovación de cada contrato, o todas en el mismo mes si renuevan juntas.
- Las cuotas que empiezan a mitad de periodo, con el prorrateo decidido antes de emitir, no el día de la remesa.
Un calendario estable tiene una ventaja que no se ve en el banco: el cliente sabe qué día le llega el cargo y no se sorprende.
Paso 3. Emite las facturas de la cuota
Antes de remesar hay que facturar. Cada cuota es una factura con su vencimiento, y la domiciliación cobra ese vencimiento. El orden importa:
- Emite las facturas del periodo.
- Comprueba que cada vencimiento tiene como forma de pago la domiciliación y que el cliente tiene mandato.
- Revisa los importes raros: un contrato con equipos añadidos, un descuento pactado, una cuota que cambió en la renovación.
Si además de la cuota hay repuestos o averías fuera de contrato, se facturan aparte al cerrar el parte. Mezclarlos en el recibo de la cuota es la forma más rápida de provocar una devolución. Lo que se gana facturando ese extra en el día está contado en facturar el mismo día.
Paso 4. Prepara y envía la remesa
La remesa agrupa los vencimientos que quieres cobrar ese día en un fichero que se sube al banco. Antes de generarla:
- [ ] Todos los vencimientos son del mismo tipo de adeudo.
- [ ] Ninguno está ya remesado en una remesa anterior.
- [ ] El total cuadra con la suma de cuotas que esperabas.
Envía el fichero y guarda el justificante del banco. Hasta aquí has pedido el cobro. No has cobrado.
Paso 5. Da el cobro por hecho cuando llega el abono
Este es el paso que más se confunde. Un vencimiento remesado está en camino, no liquidado. El cobro existe cuando el banco abona el importe en tu cuenta, y es ese abono el que liquida los recibos.
Qué hacer el día que llega:
- Comprueba que el importe abonado coincide con la remesa (o con la remesa menos las comisiones que te cobre el banco).
- Marca la remesa como liquidada con la fecha del abono.
- Solo entonces cuenta ese dinero como cobrado en tu previsión de tesorería.
Quien mira el saldo el día del envío y no el del abono toma decisiones con un dinero que todavía no tiene.
Paso 6. Trata cada devolución el mismo día
Algunos recibos vuelven: cuenta sin saldo, IBAN cambiado, cliente que no reconoce el cargo. La devolución es del recibo entero y deja el vencimiento otra vez pendiente, con el gasto que te repercuta el banco.
Rutina de devolución, por este orden:
- Registra la devolución en su vencimiento, no en una nota aparte.
- Llama al cliente en uno o dos días. Casi siempre es un cambio de cuenta o un despiste, y se arregla con un nuevo IBAN.
- Decide cómo se vuelve a cobrar: en la remesa siguiente, por transferencia o junto con la próxima cuota, pero con el cliente avisado.
- Si devuelve dos veces seguidas, habla del contrato. Seguir haciendo revisiones a quien no paga es regalar el servicio.
Un cliente con devoluciones es también información comercial: a veces avisa de que no piensa renovar.
Después de la primera remesa: tres comprobaciones
- ¿Cuántos días pasaron entre el envío y el abono? Ese es tu plazo real de cobro de cuotas.
- ¿Cuántos recibos volvieron y por qué? Si son muchos IBAN mal copiados, el problema está en el paso 1.
- ¿Alguna revisión del contrato se hizo sin que el cliente pagase su cuota? Eso hay que saberlo antes de la siguiente visita.
La domiciliación es lo que convierte un contrato en el ingreso estable que se describe en los contratos de mantenimiento como ingreso recurrente. Sin estos seis pasos, es solo una forma distinta de perseguir cobros.
Cómo encaja en la suite
En PlanerSat el contrato de mantenimiento genera sus revisiones y cada equipo cubierto aparece marcado en contrato, de modo que el parte sabe qué entra en la cuota y qué se factura aparte. La parte de dinero la hace PlanerGes, en la misma suite: el mandato SEPA se guarda en el cliente con su fecha de firma y sin ella no se genera el fichero, las cuotas se facturan con sus vencimientos, la remesa se prepara con ellos y el vencimiento solo pasa a liquidado cuando se registra el abono del banco. Las devoluciones quedan en el propio vencimiento. Si tu empresa es de climatización y calefacción, donde los contratos se concentran antes de cada temporada, la página de software para climatización muestra el circuito completo.
Pruébalo con tus propios contratos
La manera más rápida de ver si esto te encaja es recorrerlo con dos o tres de tus contratos reales. En una demo de PlanerSat lo hacemos del mandato al abono, con tus importes y tu calendario. Los planes que incluyen contratos de mantenimiento están en las tarifas.