Una instaladora de telecomunicaciones que trabaja para comunidades tiene un cliente raro: te llama un vecino, autoriza el administrador, firma el conserje y paga la comunidad. Cuatro personas para un portero que no abre. Si tu programa de gestión no entiende eso, lo acabas resolviendo tú con llamadas.
Estas son las siete cosas que merece la pena exigirle.
1. Un cliente con cuarenta direcciones
El administrador de fincas es un solo cliente con muchas comunidades, y cada comunidad es una dirección de servicio distinta, con su portal, su acceso a la azotea y su persona de contacto. El programa tiene que dejarte abrir un aviso en la dirección correcta sin crear un cliente nuevo cada vez. Cómo se organiza esto con cadenas, comunidades y administradores lo contamos en clientes con muchas direcciones.
2. Avisos de zonas comunes que no se pierden
«No se ve la tele en el tercero», «el portero del bloque B no abre». El aviso llega por teléfono, por correo del administrador o por un vecino en el portal. Da igual el canal: tiene que quedar registrado con su dirección, su prioridad y su estado, para que el administrador que llama al día siguiente reciba una respuesta y no una pregunta. Y si el mismo portero falla tres veces en un mes, que se vea sin tener que recordarlo.
3. Los equipos de cada edificio, con nombre y apellidos
Cabecera de antena, amplificadores, placa del portero, monitores, el armario de red del edificio. Cada equipo instalado debería tener su ficha: marca, modelo, número de serie, dónde está y todas las intervenciones anteriores. El técnico que sube a una azotea por primera vez agradece saber qué se va a encontrar antes de coger la escalera.
4. Contratos de mantenimiento por comunidad
Muchas instaladoras viven de mantener lo que instalaron. Un contrato por comunidad, con sus revisiones periódicas y lo que cubre y no cubre, evita dos discusiones: la de «esto entraba en el contrato» y la de la revisión que nadie hizo. Además, un contrato vigente hace que, cuando algo se rompe, el administrador te llame a ti y no al primero que encuentre. Es el mismo modelo de negocio que el de las empresas de seguridad, que contamos en software para empresas de seguridad y alarmas.
5. La firma de quien está allí
En una comunidad, quien ve el trabajo casi nunca es quien paga. El parte tiene que recoger la firma de quien esté presente, sea el presidente, el conserje o un vecino, con su nombre, y llegar a la oficina en ese momento. Con eso, cuando el administrador pregunta, la respuesta ya está escrita.
6. Subcontratas en los picos
Un temporal de viento o un cambio que afecta a todas las antenas colectivas de una zona llena la agenda en una semana, y entran técnicos de fuera. El riesgo es que sus partes vuelvan en papel, o no vuelvan. Qué hacer para que el parte de la subcontrata no se quede fuera del sistema está en subcontratas en el servicio técnico.
7. Una factura por comunidad, el mismo día
El administrador quiere recibir las facturas separadas por comunidad y con el parte que las justifica. Si la oficina tiene que volver a teclear cada parte, las facturas se acumulan a fin de mes y el cobro se retrasa. La factura tiene que salir del parte, a nombre de la comunidad correcta.
Cómo encaja PlanerSat
PlanerSat trabaja con clientes y sus direcciones de servicio, avisos con prioridad y estado, equipos instalados con historial y contratos de mantenimiento con sus revisiones periódicas. La factura sale del parte con PlanerGes, preparada para VeriFactu. Si además necesitas la firma y las fotos en la app móvil del técnico y la planificación de rutas, eso llega con el plan Profesional. Lo que no hace, para que nadie se lleve una sorpresa: no emite boletines ni certificados de instalación oficiales ni calcula instalaciones; eso sigue en tus herramientas de proyecto. El flujo completo de una empresa de instalaciones está en la página de software para instalaciones.
Para tu cartera de comunidades
Para una instaladora que mantiene edificios, el plan que encaja es el Standard: 198 €/mes sin permanencia, con equipos instalados, contratos de mantenimiento y garantías, además de avisos, partes y factura desde el parte. Míralo en tarifas y, si quieres ver una comunidad real con sus equipos y su contrato, pide una demo.